Dokumenty IPA-Regulamin - IPA KONIN - Komenda Miejska Policji w Koninie

Regulamin SP IPA 2008

 
REGULAMIN DZIAŁANIA
 
International Police Association
Międzynarodowe Stowarzyszenie Policji
Sekcja Polska
© IPA 1974

TEKST JEDNOLITY
________________________________________
2009
Spis treści.
Rozdział 1 3
DEFINICJE. TRYB I ZASADY KIEROWANIA 3
Rozdział 2 4
NABYCIE CZŁONKOSTWA 4
Tryb oraz warunki nabycia członkostwa zwyczajnego 4
Tryb oraz warunki przyznawania członkostwa asocjacyjnego 5
Rozdział 3 5
UTRATA CZŁONKOSTWA 5
Skreślenie, wykluczenie członka 5
Wszczęcie procedury wykluczenia członka 6
Wykluczenie członka 7
Rozdział 4 9
REGULAMIN PRZYZNAWANIA WYRóŻNIEŃ I ODZNACZEŃ 9
Nadawanie tytułu honorowego „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska” 9
Nadawanie tytułu „Człowiek roku IPA Sekcja Polska” 10
Rozdział 5 10
BIURO KRAJOWEGO ZARZ¡DU 10
Zasady pracy referatu legitymacji 10
Zasady Funkcjonowania IPANET Polska 11
Asystenci ds. kontaktów z sekcjami narodowymi IPA 13
Rozdział 5a 14
KOMISJE PROBLEMOWE 14
Zasady ogólne 14
Rozdział 6 14
TRYB I ZAKRES DZIAŁANIA KOMISJI REWIZYJNYCH 14
Rozdział 7 18
TRYB ZWOŁYWANIA I PROWADZENIA ZEBRAŃ 18
Zwołanie zebrania 18
Rozpoczęcie zebrania 18
Prowadzenie zebrania 18
Głosowanie 19
Protokół i uchwały zebrania 19
Rozdział 8 20
ORDYNACJA WYBORCZA NA KONGRES DELEGATóW 20
Rozdział 9 21
SPRAWOZDAWCZOŚĆ 21
Rozdział 10 21
WYDAWANIE CZASOPISMA „WIADOMOŚCI SEKCJI POLSKIEJ IPA” 21
Rozdział 11 22
ZASADY POZYSKIWANIA I WYKORZYSTYWANIA ŚRODKóW PRZEKAZYWANYCH DLA IPA Z TYTUŁU ODPISóW PODATKOWYCH NA RZECZ ORGANIZACJI POŻYTKU PUBLICZNEGO 22
Rozdział 12 24
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 24
Załącznik nr 1 25
Tabela z adresami e’mail 25
Załącznik nr 2 26
Zasady uczestnictwa członków Sekcji Polskiej IPA w seminariach organizowanych przez Centrum Informacyjno Szkoleniowe (IBZ) w Schloss Gimborn. 26
Załącznik nr 3 28
Zasady rozliczeń delegacji z wyjazdów krajowych i zagranicznych. 28
Załącznik nr 4 31
INSTRUKCJA FINANSOWA Sekcji Polskiej IPA 31
I. ZASADY OGóLNE 31
II. FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ. SKŁADKI 32
III. KSIÊGOWOŚĆ 32
IV. INWENTARYZACJA 33
V. SPRAWOZDANIE FINANSOWE 33
VI. PRZECHOWYWANIE DOWODóW KSIÊGOWYCH 34
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 34
Załącznik nr 1 do Instrukcji Finansowej: ramowy wzór preliminarza budżetowego 35
Załącznik nr 2 do Instrukcji Finansowej: uchwała w sprawie wewnętrznego planu kont 36
Uchwalony przez Krajowy Zarząd Sekcji Polskiej IPA w dniu 29 marca 2008 roku w Toruniu, ze zmianą wprowadzoną uchwałą KZ w dniu marca 2009 roku
w Białymstoku
Rozdział 1
DEFINICJE. TRYB I ZASADY KIEROWANIA
§ 1
Użyte w regulaminie pojęcia oznaczają:
1) organ statutowy – organ wskazany w § 16 statutu Sekcji Polskiej IPA;
2) osoba funkcyjna - osoby wymienione w § 20 ust. 3 pkt. 1 – 6, § 30a ust. 1 pkt. 1 – 4, § 32 ust. 1 pkt. 1 – 4 statutu Sekcji Polskiej IPA oraz przewodniczący komisji problemowej lub rewizyjnej każdego szczebla oraz redaktor naczelny pisma Sekcji Polskiej IPA;
3) statut – statut Sekcji Polskiej IPA;
4) stowarzyszenie - Międzynarodowe Stowarzyszenie Policji – Sekcja Polska;
§ 2
Członkowie prezydiów, a w szczególności osoby funkcyjne działają w ramach zakresów obowiązków uchwalonych na pierwszym zebraniu po wyborach, na których ukonstytuowały się nowe władze.
§ 3
1. W przypadku trwałej lub przejściowej przeszkody w pełnieniu obowiązków przez osoby funkcyjne, zastępstwo za nie pełnią:
1) w Prezydium Krajowego Zarządu, w stosunku do prezydenta - I vice prezydent, w stosunku do skarbnika - zastępca skarbnika, w stosunku do sekretarza generalnego - zastępca sekretarza generalnego;
2) w prezydium grupy wojewódzkiej, w stosunku do prezesa - sekretarz, w stosunku do sekretarza - zastępca sekretarza, a skarbnika - wyznaczony członek prezydium;
3) w prezydium regionu, w stosunku do przewodniczącego - sekretarz, w stosunku do sekretarza - zastępca sekretarza, a skarbnika - wyznaczony członek prezydium.
2. W przypadku niemożności pełnienia zastępstwa przez wskazane osoby, wyznacza się innego członka tego organu.
3. Uchwałę w sprawie zastępstwa podejmuje prezydium organu podając zakres uprawnień pełniącego zastępstwo oraz czas trwania zastępstwa, jednak nie dłużej niż do końca kadencji organu.
4. Uprawnienie do pełnienia zastępstwa może być:
1) pełne;
2) z ograniczeniami;
3) do załatwienia określonej sprawy.
5. Jeżeli zastępstwa miałyby dotyczyć wszystkich osób funkcyjnych danego organu lub co najmniej 50 % jego składu, przeprowadza się nowe wybory całego składu organu.
§ 4
1. Trwałą przeszkodę w pełnieniu funkcji stanowi utrata członkostwa.
2. Przejściową przeszkodą w pełnieniu funkcji może być:
1) długotrwała choroba;
2) długotrwały wyjazd za granicę;
3) inna okoliczność, powodująca niemożność sprawnego sprawowania funkcji
w stowarzyszeniu.
§ 5
Odwołania od decyzji organów statutowych można składać najpóźniej na najbliższym posiedzeniu organu odwoławczego, jeśli przepis szczegółowy nie stanowi inaczej.
Rozdział 2
NABYCIE CZŁONKOSTWA
Tryb oraz warunki nabycia członkostwa zwyczajnego
§ 6
1. Członkiem zwyczajnym stowarzyszenia może zostać osoba, która spełnia wymogi określone
w § 10 ust. 2 lub 4 statutu.
2. Osoba deklaruje swoją wolę przystąpienia do stowarzyszenia poprzez wypełnienie deklaracji członkowskiej, której wzór określa Prezydium Krajowego Zarządu.
3. Przedkładając wypełnioną deklarację, osoba chcąca wstąpić do stowarzyszenia wpłaca równocześnie składkę członkowską i opłatę za legitymację, albo dołącza dokument potwierdzający wniesienie takowych opłat.
4. Deklaracje, po podpisaniu przez osobę funkcyjną prezydium regionu, przekazywane są do referatu legitymacji.
5. Prezydium regionu może w drodze uchwały ograniczyć liczbę osób upoważnionych do podpisywania deklaracji, a także określić szczegółowy tryb postępowania przy ich podpisywaniu.
§ 7
1. W przypadku odmowy podpisania deklaracji przez osobę funkcyjną, prezydium regionu podejmuje uchwałę o odmowie bądź przyjęciu członka.
2. W przypadku odmowy, odpis uchwały wraz z przedłożoną deklaracją przekazywane są kandydatowi w ciągu 14 dni od daty podjęcia uchwały.
3. Od uchwały przysługuje odwołanie, które w ciągu 14 dni należy przesłać do prezydium zarządu grupy wojewódzkiej.
4. Prezydium zarządu grupy wojewódzkiej uzyskuje odpis stosownej uchwały, a jeśli nie zawiera ona uzasadnienia, również pisemne uzasadnienie, które powinno zawierać przesłanki będące podstawą odmowy podpisania przedłożonej deklaracji oraz wskazywać fakty potwierdzające istnienie tych przesłanek.
5. Zakres dokumentacji potrzebnej do rozpoznania sprawy, jak i sposób jej gromadzenia określa prezydium zarządu grupy.
6. Po zebraniu niezbędnej dokumentacji odwołanie rozpatrywane jest na najbliższym posiedzeniu zarządu grupy wojewódzkiej.
7. Zarząd grupy wojewódzkiej może zmienić decyzję prezydium regionu tylko wówczas, gdy nie było przesłanek do podjęcia odmownej decyzji, albo brak było racjonalnych argumentów potwierdzających istnienie takich przesłanek.
8. Pozytywna uchwała zarządu grupy wojewódzkiej oznacza wdrożenie procedury przyjęcia członka w regionie.
§ 8
1. Dowodem członkostwa w stowarzyszeniu jest ważna legitymacja IPA.
2. Wzór legitymacji obowiązujący w Sekcji Polskiej IPA określa Krajowy Zarząd.
3. W przypadku wydania nowej legitymacji z powodu jej zagubienia lub zniszczenia, członek wnosi opłatę za legitymację jak w przypadku nowo przyjętych członków.
4. Wymiana legitymacji z powodu zmiany danych jest bezpłatna.
§ 9
1. Członek, który utracił członkostwo w wyniku skreślenia może ponownie je uzyskać:
1) na ogólnych warunkach, jeśli podstawą skreślenia był § 11 ust. 1 pkt 1 lit. a statutu;
2) po opłaceniu składki rocznej, jeśli podstawą skreślenia był § 11 ust. 1 pkt 1 lit. b statutu.
2. Członek, który utracił członkostwo w wyniku wykluczenia może ponownie je uzyskać na ogólnych warunkach po upływie 5 lat od daty prawomocnej uchwały o wykluczeniu. Ponowne uzyskanie członkostwa bez zachowania powyższego terminu jest z mocy statutu nieważne.
Tryb oraz warunki przyznawania członkostwa asocjacyjnego
§ 10
1. Osoba starająca się o przyznanie członkostwa asocjacyjnego, po uzyskaniu wstępnej akceptacji prezydium regionu do którego ma należeć, przedkłada wypełnioną deklarację.
2. Prezydium regionu przesyła przedłożoną deklarację wraz z opinią do prezydium zarządu grupy wojewódzkiej.
3. Prezydium zarządu grupy wojewódzkiej przesyła otrzymane dokumenty wraz ze sporządzonym wnioskiem o przyznanie członkostwa asocjacyjnego i własną rekomendacją do Prezydium Krajowego Zarządu.
4. Prezydium Krajowego Zarządu przyznając członkostwo asocjacyjne powiadamia o tym fakcie prezydium właściwego regionu IPA przesyłając zgromadzone dokumenty i odpis uchwały.
5. Dalszy tryb postępowania związany z otrzymaniem członkostwa asocjacyjnego odbywa się na ogólnych zasadach.
6. Prezydium Krajowego Zarządu może odmówić przyznania członkostwa asocjacyjnego tylko wtedy, gdy uzna, że podjęcie takiej uchwały byłoby sprzeczne z celami stowarzyszenia, określonymi w § 8 statutu.
7. Jeżeli decyzja o przyznaniu członkostwa asocjacyjnego będzie negatywna, przysługuje od niej odwołanie do Krajowego Zarządu, którego uchwała w tej sprawie jest ostateczna. W takiej sytuacji stosuje się odpowiednio przepisy § 7 ust. 2 – 3, 6 – 8, przy czym obowiązki prezydium grupy wojewódzkiej realizuje Krajowego Zarządu.
Rozdział 3
UTRATA CZŁONKOSTWA
Skreślenie, wykluczenie członka
§ 11
1. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 statutu, prezydium regionu obowiązane jest niezwłocznie zaktualizować listę członków.
2. Dobrowolne wystąpienie członka oznacza wyrażenie woli:
1) pisemne, podpisane przez członka, przesłane do organu władzy;
2) ustne, złożone w trakcie obrad przed organem statutowym i zaprotokołowane, nie odwołane pisemnym oświadczeniem w ciągu kolejnych 14 dni.
3. Rażącym naruszeniem statutu jest w szczególności:
1) rażące naruszenie dyscypliny budżetowej stowarzyszenia;
2) umyślne, uporczywe uchylanie się od obowiązku poddania się kontroli komisji rewizyjnej;
3) sprzeniewierzenie funduszy lub majątku stowarzyszenia;
4) zachowanie sprzeczne z celem stowarzyszenia, godzące w jego dobre imię;
5) niewykonanie uchwały organu statutowego Sekcji Polskiej IPA, jeśli z okoliczności wynika, że osoba nie ma zamiaru podporządkować się jego uchwałom.
Wszczęcie procedury wykluczenia członka
§ 12
1. Z inicjatywą wdrożenia postępowania o wykluczenie członka może wystąpić do zarządu grupy wojewódzkiej w formie:
1) pisemnej – co najmniej 10 członków stowarzyszenia;
2) uchwały – prezydium organu statutowego;
3) protokołu pokontrolnego – komisja rewizyjna.
2. Występując z inicjatywą o wykluczenie członka należy wskazać podstawę prawną i faktyczną, a także okoliczności uzasadniające ich istnienie.
3. Dokument zawierający wniosek o wdrożenie postępowania o wykluczenie członka składany jest do prezydium zarządu grupy wojewódzkiej, gdzie jest wstępnie badany pod kątem zachowania wymogów formalnych i merytorycznych. Wszystkie zgromadzone materiały potwierdzające zasadność wniosku powinny zostać dołączone do dokumentu.
4. Zarząd grupy wojewódzkiej wszczyna postępowanie o wykluczenie członka, jeżeli dokument spełnia wymogi formalne i merytoryczne. W przeciwnym razie odmawia wszczęcia postępowania o wykluczenie członka
§ 13
Podejmując uchwałę o wszczęciu postępowania o wykluczenie członka, zarząd grupy wojewódzkiej powołuje komisję składającą się co najmniej z 3 osób. Celem komisji jest ustalenie, czy istnieją podstawy do wystąpienia do Krajowego Zarządu z wnioskiem o wykluczenie członka.
§ 14
1. Z chwilą podjęcia czynności przewodniczący komisji informuje członka, wobec którego złożono wniosek o wykluczenie, a w razie potrzeby także przewodniczącego regionu do którego należy, o wszczęciu postępowania.
2. Powiadomienie może być dostarczone w formie pisemnej i powinno zawierać pouczenie
o prawach określonych w ust. 3 i 4. Jeżeli członek, wobec którego wszczęto postępowanie odmawia przyjęcia powiadomienia, wywołuje to skutki jakby zostało ono doręczone.
3. Członkowi przysługuje prawo spotkania z komisją celem ustosunkowania się do stawianych mu zarzutów, ustnie lub pisemnie. Obowiązkiem komisji jest wyznaczenie terminu i miejsca takiego spotkania. Jeżeli członek nie może się stawić w wyznaczonym terminie i miejscu, swoje stanowisko może wyrazić na piśmie.
4. Jeżeli członek uzna za konieczny osobisty kontakt z członkami komisji może uzgodnić termin
i miejsce spotkania, odpowiadające wszystkim zainteresowanym. Jeżeli jednak przeprowadzenie takiego spotkania połączone byłoby z nadmiernymi trudnościami albo okazało się niemożliwe w okresie 3 miesięcy, można od niego odstąpić i poprzestać na rozwiązaniu opisanym w ust. 3 zdanie trzecie.
§ 15
1. W celu wyjaśnienia okoliczności związanych z wszczętym postępowaniem komisja przeprowadza czynności z urzędu, albo na wniosek zainteresowanych stron, w szczególności:
1) zabezpiecza dokumenty, oryginały albo uwierzytelnione kopie;
2) przeprowadza rozmowy z osobami;
3) dokonuje analizy dokumentów.
2. Po zakończeniu czynności komisja sporządza sprawozdanie zakończone rekomendacją, co do dalszego postępowania w przedmiotowej sprawie i wraz z zebranymi materiałami przesyła do zarządu grupy wojewódzkiej. Rekomendacja nie jest wiążąca.
§ 16
1. Jeżeli zarząd grupy wojewódzkiej uzna, że zachodzi co najmniej jedna z przesłanek wskazanych w § 11 ust. 1 pkt 2 statutu, podejmuje uchwałę o sporządzenie wniosku
o wykluczeniu członka.
2. Przed przystąpieniem do głosowania, osoba wobec której wszczęto postępowanie
o wykluczenie ma prawo ustnego przedstawienia swojego stanowiska. Obowiązkiem prezydium zarządu grupy wojewódzkiej jest poinformowanie zainteresowanego o terminie
i miejscu głosowania oraz możliwości osobistego zaprezentowania swojego stanowiska.
3. Wniosek o wykluczenie członka wraz z uzasadnieniem sporządza prezydium zarządu grupy wojewódzkiej. Uzasadnienie powinno zawierać:
1) podstawę formalną i faktyczną;
2) opis okoliczności uzasadniających wykluczenie członka;
3) streszczenie ustaleń poczynionych w trakcie postępowania prowadzonego przez komisję grupy wojewódzkiej, łącznie ze wskazaniem rekomendacji.
4. Wniosek wraz z uchwałą zarządu grupy wojewódzkiej i wszystkimi zebranymi materiałami niezwłocznie przesyłany jest do Komisji ds. Członkowskich.
Wykluczenie członka
§ 17
Komisja ds. Członkowskich sprawdza, czy otrzymany wniosek spełnia wymogi formalne
i merytoryczne. Następnie wraz z własnym sprawozdaniem i rekomendacją, co do dalszego postępowania w przedmiotowej sprawie, przesyła do Krajowego Zarządu. Rekomendacja nie jest wiążąca.
§ 18
1. W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wykluczenie członka jest oczywiście bezzasadny, komisja przesyła materiały do Krajowego Zarządu wraz z własnym sprawozdaniem
i rekomendacją o zwrot wniosku do zarządu grupy wojewódzkiej celem usunięcia braków albo odstąpienia od jego wnoszenia.
2. Wniosek o wykluczenie członka jest oczywiście bezzasadny, jeżeli:
1) inicjatywa wdrożenia postępowania o wykluczenie członka została podjęta przez nieuprawniony podmiot;
2) wniosek nie wskazuje okoliczności potwierdzających istnienie podstaw faktycznych do wykluczenia członka;
3) okoliczności wskazujące na istnienie podstaw faktycznych do wykluczenia członka wskazywane we wniosku nie pokrywają się z ustaleniami komisji powołanej przez zarząd grupy wojewódzkiej.
§ 19
1. Jeżeli na podstawie otrzymanych materiałów Krajowy Zarząd nie będzie w stanie podjąć decyzji co do wykluczenia członka, może przekazać je Komisji ds. Członkowskich celem uzupełnienia materiałów w drodze postępowania wyjaśniającego.
2. W trakcie prowadzonego przez komisję postępowania wyjaśniającego stosuje się odpowiednio § 15, a jeżeli komisja uzna to za niezbędne, także § 14 ust. 3 i 4.
3. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, komisja sporządza sprawozdanie i wraz
z rekomendacją, co do dalszego postępowania w przedmiotowej sprawie, przesyła do Krajowego Zarządu. Rekomendacja nie jest wiążąca.
§ 20
1. Uchwałę o wykluczeniu członka podejmuje Krajowy Zarząd.
2. Przed głosowaniem stosuje się odpowiednio przepis § 16 ust. 2.
3. Treść uchwały przesyłana jest do:
1) prezydium zarządu grupy wojewódzkiej;
2) prezydium regionu;
3) zainteresowanej osoby.
4. Od uchwały wykluczonemu członkowi przysługuje odwołanie, które w ciągu 6 miesięcy od dnia jej uchwalenia należy przesłać za pośrednictwem Prezydium Krajowego Zarządu do Kongresu Delegatów. Po tym terminie uchwała staje się ostateczna.
5. Do odwołania musi być dołączona legitymacja członkowska bądź pisemne wyjaśnienie jej braku. Brak legitymacji bądź wyjaśnienia powoduje automatyczne odrzucenie odwołania.
6. Złożenie odwołania nie wstrzymuje decyzji o wykluczeniu.
7. Osoba wykluczona ostateczną uchwałą ma obowiązek, na wezwanie zwrócić legitymację członkowską.
§ 21
1. Po otrzymaniu odwołania Prezydium Krajowego Zarządu przekazuje całość materiałów komisji ds. Członkowskich, która sprawdza je pod kątem ustalenia, czy:
1) w momencie podejmowania uchwały przez Krajowy Zarząd istniały okoliczności o których mowa w § 18 ust. 2, lub
2) w trakcie prowadzonego postępowania popełniono istotne błędy proceduralne mogące mieć znaczący wpływ na uchwalę Krajowego Zarządu.
2. Po zakończeniu postępowania komisja sporządza sprawozdanie wraz z wnioskami co do poczynionych ustaleń.
3. Kongres Delegatów może zmienić uchwałę Krajowego Zarządu tylko wówczas, jeżeli zaistnieje przynajmniej jedna z okoliczności, o których mowa w ust. 1.
Rozdział 4
REGULAMIN PRZYZNAWANIA WYRóŻNIEŃ I ODZNACZEŃ
§ 22
1. Za szczególne zasługi dla stowarzyszenia członkowie i osoby wspierające jego działalność mogą być wyróżniane poprzez:
1) nadanie tytułu honorowego „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska ”;
2) nadanie tytułu „Człowiek roku IPA Sekcja Polska”.
2. Osobami tymi mogą być zarówno członkowie stowarzyszenia, jak i osoby wspierające jego działanie, ale które z przyczyn określonych w statucie nie mogą otrzymać członkostwa,
a prowadzona przez nich działalność nie koliduje z celami statutowymi stowarzyszenia.
3. Wzory pamiątkowych dyplomów oraz legitymacji i statuetki, o których mowa wyżej, zatwierdza uchwałą Krajowy Zarząd na wniosek Prezydium KZ.
4. Inne formy wyróżnień mogą być wprowadzone na mocy uchwały właściwego organu władzy Sekcji Polskiej IPA. W uchwale należy określić cel, warunki i formę wyróżnienia.
Nadawanie tytułu honorowego „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska”
§ 23
Tytuł „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska” nadaje Krajowy Zarząd, na wniosek Prezydium Krajowego Zarządu lub zarządu grupy wojewódzkiej.
§ 24
1. Zarządy grup wojewódzkich składają wnioski wraz z uchwałą o nadanie tytułu „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska” do Prezydium KZ - najpóźniej w dniu - przed rozpoczęciem posiedzenia Krajowego Zarządu.
2. Prezydium KZ ocenia wnioski pod względem formalnym i w razie konieczności zwraca się
o ich uzupełnienie. Członek Prezydium KZ właściwy ds. członkowskich przedstawia zweryfikowane wnioski Krajowemu Zarządowi.
3. Wzór wniosku wraz z wykazem załączników uchwala Krajowy Zarząd i zawiera dane niezbędne do nadania tytułu.
§ 25
1. Osoba, której przyznano tytuł „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska” może być go pozbawiona na wniosek organów statutowych stowarzyszenia analogicznie, jak w przypadku utraty członkostwa na podstawie § 11 ust. 3.
2. Od decyzji Krajowego Zarządu przysługuje prawo odwołania się stron do Kongresu Delegatów.
§ 26
1. Dla upamiętnienia nadania tytułu honorowego „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska” osoba wyróżniona otrzymuje identyfikator potwierdzający nadanie tytułu.
2. Koszt wytworzenia identyfikatora pokrywają grupy wojewódzkie składające wnioski.
§ 27
Tytuł honorowy „Zasłużony dla IPA Sekcja Polska” winien być wręczony osobie wyróżnianej na uroczystym zebraniu.

Nadawanie tytułu „Człowiek roku IPA Sekcja Polska”
§ 28
1. Tytuł „Człowiek roku IPA Sekcja Polska” może być przyznany również osobom wyróżniającym się postawą obywatelską w zakresie bezpieczeństwa obywateli.
2. Uroczyste wręczenie dyplomu i pamiątkowej statuetki odbywa się na Kongresie Delegatów Sekcji Polskiej IPA, a w okresie pomiędzy kongresami na Krajowym Zarządzie.
3. Osoba wyróżniona zapraszana jest na koszt Sekcji Polskiej IPA.
§ 29
1. Wnioski o nadanie tytułu, w danym roku, może uchwalić Prezydium Krajowego Zarządu,
z własnej inicjatywy lub na wniosek zarządu grupy wojewódzkiej, najpóźniej na ostatnim posiedzeniu Prezydium KZ przed ostatnim zebraniem Krajowego Zarządu w danym roku.
2. Zarząd grupy wojewódzkiej składa wniosek o nadanie tytułu „Człowiek roku IPA Sekcja Polska” najpóźniej na posiedzeniu Prezydium Krajowego Zarządu, o którym mowa wyżej.
3. Prezydium KZ ocenia wnioski pod względem formalnym i w razie konieczności zwraca się
o ich uzupełnienie. Członek Prezydium KZ właściwy ds. członkowskich przedstawia zweryfikowane wnioski Krajowemu Zarządowi.
4. Wzór wniosku wraz z wykazem załączników uchwala Krajowy Zarząd i zawiera dane niezbędne do nadania tytułu.
Rozdział 5
BIURO KRAJOWEGO ZARZ¡DU
§ 30
1. Biuro Krajowego Zarządu tworzone jest w celu wspomagania pracy sekretarza generalnego Sekcji Polskiej IPA.
2. Za organizację biura i nadzór nad jego pracą, w tym określenie szczegółowych zakresów obowiązków członków biura, odpowiada sekretarz generalny.
§ 31
1. W skład biura mogą wchodzić następujące osoby:
1) asystent referatu legitymacji;
2) administrator serwisu internetowego IPANET Polska;
3) asystenci do spraw kontaktów z sekcjami narodowymi IPA;
4) asystenci biura.
2. Skład biura, z wyjątkiem ust. 1 pkt 3, w zależności od potrzeb, na wniosek sekretarza generalnego określa Prezydium Krajowego Zarządu.
3. Asystentów do spraw kontaktów z sekcjami narodowymi IPA powołuje na wniosek sekretarza generalnego Krajowy Zarząd, w celu usprawnienia kontaktów z daną sekcją narodową.
Zasady pracy referatu legitymacji
§ 32
Referatem legitymacji kieruje asystent. Do jego obowiązków należy w szczególności:
1) realizowanie bieżących zadań referatu legitymacji;
2) przygotowywanie projektu i wykonywanie budżetu referatu legitymacji;
3) gospodarowanie mieniem powierzonym na potrzeby referatu legitymacji;
4) wnioskowanie poprzez sekretarza generalnego do Prezydium Krajowego Zarządu
o zatrudnienie lub zwolnienie pracownika referatu legitymacji;
5) zapewnienie terminowego i zgodnego z prawem wytwarzania legitymacji członkowskich, w tym:
a) wydawania nowych legitymacji członkowskich oraz ich wtórników,
b) wydawania innych legitymacji, zgodnych z przepisami IPA;
6) prowadzenia archiwów tradycyjnych (deklaracje);
7) prowadzenia elektronicznej bazy danych wydawanych legitymacji członkowskich;
8) przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych osobowych.
§ 33
1. Po wytworzeniu żądanego dokumentu, asystent referatu legitymacji poprzez prezydium grupy wojewódzkiej odsyła go do właściwego regionu.
2. O wytworzeniu legitymacji powiadamiany jest skarbnik Sekcji Polskiej IPA, a informacja
o dacie wpływu, nadawcy (grupa wojewódzka) i liczbie wytworzonych dokumentów może być umieszczona w internecie na stronie Sekcji Polskiej IPA.
§ 34
1. Asystent referatu legitymacji prowadzi bazę elektroniczną członków Sekcji Polskiej IPA na podstawie:
1) deklaracji archiwalnych;
2) wpływających nowych deklaracji.
2. Dane osobowe zawarte w bazie elektronicznej oraz deklaracje członków muszą być przechowywane z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i mogą być przetwarzane jedynie w ramach zadań referatu legitymacji.
Zasady Funkcjonowania IPANET Polska
§ 35
1. Dla celów promocji stowarzyszenia oraz usprawnienia przepływu informacji, w ramach Biura Krajowego Zarządu może być utworzony serwis internetowy zwany IPANET Polska.
2. Regulaminy i instrukcje tworzone dla użytkowników w ramach serwisu podlegają zatwierdzeniu uchwałą Prezydium Krajowego Zarządu.
§ 36
1. Serwisem IPANET Polska kieruje administrator.
2. W przypadku czasowej niemożności kierowania serwisem IPANET Polska przez administratora, jego obowiązki wypełnia sekretarz generalny lub inna osoba wyznaczona przez Prezydium Krajowego Zarządu.
§ 37
1. Do zadań administratora serwisu IPANET Polska w szczególności należy:
1) bieżące administrowanie serwisem internetowym www.ipapolska.pl ;
2) rozpowszechnianie informacji zgodnie z zasadami i bazą odbiorców;
3) prowadzenie elektronicznej kopii baz adresowych i kopii prowadzonych serwisów, administrowanie serwisem prasowym www.ipawiadomosci.org ;
4) przygotowywanie projektu i wykonywanie budżetu na potrzeby serwisu IPANET Polska;
5) koordynowanie spraw technicznych z dostawcami usług elektronicznych;
6) przygotowywanie propozycji rozwoju w ślad za postępem technicznym;
7) przestrzeganie postanowień ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów obowiązujących w stowarzyszeniu.
§ 38
1. Wszystkie osoby wchodzące w skład Krajowego Zarządu oraz przewodniczący Komisji Rewizyjnej i redaktor naczelny pisma Wiadomości Sekcji Polskiej otrzymują adres e-mail zgodnie z pełnioną funkcją i wykazem wg załącznika nr 1. Za aktualizację zmian załącznika odpowiedzialny jest sekretarz generalny.
2. Osoby wymienione wyżej zapewniają sobie dostęp do wiadomości rozsyłanych w serwisie IPANET Polska.
§ 39
1. Panel przydzielania adresów i haseł jest w dyspozycji firmy prowadzącej serwis, która po każdym kongresie Sekcji Polskiej IPA, na pisemny wniosek prezydenta Sekcji Polskiej IPA, „resetuje” hasła i przydziela parametry nowym użytkownikom.
2. Administrator serwisu IPANET Polska autoryzuje użytkowników i zleca przydział adresów usługodawcy internetowemu.
§ 40
1. Wszyscy członkowie Sekcji Polskiej IPA mogą uczestniczyć w systemie IPANET Polska za pośrednictwem rozsyłanych komunikatów internetowych po subskrypcji w systemie.
2. Subskrypcja do systemu IPANET Polska następuje:
1) przez rejestrację internetową ze strony www.ipapolska.pl;
2) za pośrednictwem adresu e-mail ipa@ipapolska.pl.
§ 41
1. Powodem wykluczenia użytkownika z systemu informowania IPANET Polska jest rezygnacja z subskrypcji bądź:
1) pozbawienie członkostwa w IPA;
2) nie przekazywanie korespondencji osobom zainteresowanym;
3) rozsyłanie materiałów szkodzących stowarzyszeniu;
4) korzystanie z sieci niezgodnie z przyjętymi zasadami etykiety sieciowej lub niezgodnie
z obowiązującym prawem.
2. Wykluczenie następuje na pisemny wniosek, który może złożyć jeden z członków Krajowego Zarządu lub administrator serwisu IPANET Polski. W uzasadnionych przypadkach, gdy użytkownik dopuścił się zdarzenia, które godzi w dobre imię stowarzyszenia lub narusza rozwiązanie techniczne serwisu IPANET Polska, administrator serwisu IPANET Polska może przed złożeniem wniosku zawiesić łączność z wybranym odbiorcą informując go o tym fakcie.
3. Decyzje o wykluczeniu w formie uchwały podejmuje Prezydium Krajowego Zarządu.
W przypadkach wymagających zbadania zasadności wniosku, postępowanie prowadzi Komisja Rewizyjna Sekcji Polskiej IPA na wniosek Prezydium Krajowego Zarządu.
4. Odwołanie od decyzji administratora bądź uchwały Prezydium Krajowego Zarządu zainteresowany może złożyć do Krajowego Zarządu.
Asystenci ds. kontaktów z sekcjami narodowymi IPA
§ 42
Asystent winien spełniać następujące kryteria:
a) posiadać rekomendację zarządu grupy wojewódzkiej, której jest członkiem;
b) znać język umożliwiający porozumienie się z daną sekcją narodową, z którą będzie utrzymywał kontakt;
c) posiadać dostęp do internetu oraz adres e-mail.
§ 43
Asystent ds. kontaktów z sekcjami narodowymi IPA jest odpowiedzialny za:
1) bieżące utrzymywanie kontaktów pomiędzy Sekcją Polską IPA, a przydzieloną sekcją narodową;
2) przekazywanie do danej sekcji narodowej informacji mających znaczenie dla wzajemnego poznawania się m.in. przekazywanie biuletynów, składów zarządu ich adresów itp.;
3) dokładne zapoznanie się ze strukturą danej sekcji, jej możliwościami w zakresie wzajemnych kontaktów np. IPA-House, ceny, warunki podróży, miejsc, które warto zobaczyć;
4) znajomość świąt narodowych, rocznicowych IPA, (celem przekazywania życzeń, odwiedzania się) oraz imprez organizowanych w danym roku;
5) przekazywanie wszystkich istotnych informacji do sekretarza generalnego Sekcji Polskiej IPA celem rozpowszechnienia ich dla wszystkich członków IPA w Polsce;
6) udzielanie pomocy danej sekcji narodowej (członkom IPA) odwiedzającym nasz kraj indywidualnie, grupowo albo przy okazji imprez organizowanych przez naszą sekcję, grupę lub region;
7) udzielanie wszelkiej pomocy organom statutowym IPA w nawiązywaniu kontaktów
z przydzieloną sekcją narodową.
§ 44
Do obowiązków asystentów należy składanie raz w roku sprawozdania z działalności sekretarzowi generalnemu.
§ 45
1. Dla właściwego realizowania zadań wymienionych w § 43 asystenci dysponują budżetem niezbędnym do realizacją tych celów.
2. Budżet uchwalany jest przez Krajowy Zarząd, na wniosek sekretarza generalnego, po uzyskaniu pozytywnej opinii Prezydium Krajowego Zarządu.
3. Wnioskując o uchwalenie budżetu sekretarz generalny przedkłada plan działania sporządzony przez asystenta zawierający m. in.:
1) zakres działań jakie zamierza podjąć;
2) spodziewane efekty dla Sekcji Polskiej IPA;
3) szacowane koszty związane z realizacją tych działań.
§ 46
Sekretarz generalny za zgodą Prezydium KZ, w ramach posiadanego budżetu, ma prawo do zorganizowania spotkania asystentów.
Rozdział 5a
KOMISJE PROBLEMOWE
Zasady ogólne
§ 46 a
1. W celu wspierania działalności Krajowego Zarządu lub Prezydium Krajowego Zarządu
w zakresie realizacji celów statutowych Krajowy Zarząd może powoływać komisje problemowe bądź komisję statutową.
2. Cel powołania komisji oraz okres jej pracy określa uchwała Krajowego Zarządu o jej powołaniu.
§ 46 b
1. Komisja problemowa funkcjonuje do czasu załatwienia sprawy, do której została powołana, jednak nie dłużej niż do końca kadencji organu, który ją powołał.
2. Komisja statutowa pracuje do chwili zatwierdzenia zmian w statucie przez sąd rejestrowy.
3. Członków do składu komisji wybiera się za ich zgodą. Maksymalnie w skład komisji może wchodzić do 4 członków.
4. Przewodniczącego komisji wybierają jej członkowie. Organ wnioskujący o powołanie komisji może wydać niewiążącą rekomendację na jej przewodniczącego.
5. Pracą komisji kieruje jej przewodniczący, który zwołuje posiedzenia komisji w zależności od potrzeb, w uzgodnieniu z Prezydium Krajowego Zarządu, a na zakończenie pracy komisji przedstawia sprawozdanie z działalności, które podlega przyjęciu uchwałą Krajowego Zarządu.
6. Przepisy dotyczące komisji problemowych mają również zastosowanie w stosunku do komisji statutowej, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej.
§ 46 c
1. Członka komisji odwołuje się w razie:
1) dobrowolnego zrzeczenia się piastowanej funkcji przy spełnieniu wymogów,
o których mowa w § 11 ust. 2 regulaminu;
2) utraty członkostwa w Sekcji Polskiej IPA.
2. Członka komisji można odwołać na wniosek przewodniczącego komisji bądź Prezydium KZ, w przypadku rażącego niewykonywania obowiązków.
§ 46 d
1. Wydatki związane z działalnością komisji pokrywane są w całości z zasobów finansowych Sekcji Polskiej IPA.
2. Środki finansowe niezbędne do funkcjonowania komisji określa Krajowy Zarząd na podstawie planu działania sporządzanego przez przewodniczącego komisji w porozumieniu z Prezydium Krajowego Zarządu.
Rozdział 6
TRYB I ZAKRES DZIAŁANIA KOMISJI REWIZYJNYCH
§ 47
1. Kontroli komisji rewizyjnych podlegają organy statutowe stowarzyszenia równorzędne bądź niższe.
2. Komisje rewizyjne podejmują czynności kontrolne na podstawie uchwały organu statutowego, o którym mowa w § 16 ust. 1 i 1 a statutu tego samego bądź wyższego stopnia albo
z inicjatywy własnej, po podjęciu stosownej uchwały.
3. Uchwała organu statutowego i komisji rewizyjnej o podjęciu czynności kontrolnych powinna wskazywać:
1) komisję rewizyjną która ma przeprowadzić kontrolę;
2) organ, którego kontrola dotyczy;
3) termin kontroli;
4) przedmiot i zakres czynności kontrolnych;
5) dodatkowe warunki organizacji kontroli.
4. Niezwłocznie po otrzymaniu uchwały komisja rewizyjna określa czy kontrola będzie prowadzona w składzie własnym, czy przez zespół kontrolny. Jeżeli w kontroli nie uczestniczy przewodniczący komisji rewizyjnej, należy wskazać kto będzie przewodniczył kontroli.
5. Jeżeli podstawą kontroli jest uchwała komisji rewizyjnej to dodatkowo należy w niej wskazać dane, o których mowa w ust. 4.
6. Treść uchwały komisji rewizyjnej o przeprowadzeniu czynności kontrolnych,
z uwzględnieniem danych o którym mowa w ust. 3 i 4, komisja rewizyjna niezwłocznie przekazuje organowi podlegającemu kontroli.
7. Czynności kontrolne powinny być wykonywane w dniach oraz godzinach uzgodnionych
z odpowiednim wyprzedzeniem z kontrolowanym organem i w warunkach umożliwiających przeprowadzenie kontroli.
§ 48
1. Członkowie komisji rewizyjnych na szczeblu regionów i grup wojewódzkich nie mogą pełnić funkcji w organach władzy i wykonawczych tych szczebli.
2. Członkowie Komisji Rewizyjnej Sekcji Polskiej nie mogą pełnić funkcji w Prezydium KZ
i podlegają wyłączeniu z kontroli organów statutowych grupy wojewódzkiej, której są członkiem.
§ 49
1. Komisja pracuje w składzie własnym, w co najmniej dwu osobowych zespołach.
2. Komisja rewizyjna w skład zespołu może powołać członków komisji rewizyjnej niższego szczebla tworząc zespół kontrolny, przy czym co najmniej jeden członek zespołu musi być reprezentantem komisji rewizyjnej, której zlecono kontrolę i jednocześnie pełni on funkcję przewodniczącego zespołu.
3. Powołanie do zespołu kontrolnego członków komisji rewizyjnych niższego szczebla odbywa się za porozumieniem stron.
4. Zalecenia pokontrolne przyjmowane są w formie uchwały komisji rewizyjnej, która kontrolę wszczęła.
§ 50
1. Członkowie komisji rewizyjnej wykonujący czynności kontrolne mają prawo:
1) wstępu do pomieszczeń i innych obiektów znajdujących się w wyłącznej gestii kontrolowanej struktury IPA;
2) wglądu do ksiąg, sprawozdań oraz innych akt i dokumentów będących w dyspozycji kontrolowanej struktury IPA związanych z jej działalnością;
3) zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów;
4) żądania złożenia wyjaśnień i informacji od wszystkich właściwych w sprawie podmiotów stowarzyszenia;
5) zwoływania posiedzeń struktur IPA, których kontrola dotyczy;
6) podejmowania innych działań i czynności niezbędnych dla prawidłowego przeprowadzenia kontroli.
2. Członkowie komisji prowadzący czynności kontrolne mają obowiązek:
1) kierować się w swoich działaniach dewizą stowarzyszenia, a głównym celem podejmowanych przez nich działań winno być poszukiwanie wraz z członkami kontrolowanej struktury IPA takich rozwiązań, które pozwolą na usunięcie uchybień, nieprawidłowości i przywrócenie stanu zgodnego z przepisami IPA SP;
2) przestrzegać przepisów bhp oraz zasad i przepisów obowiązujących na terenie siedziby kontrolowanej struktury IPA;
3) przestrzegać procedur zapewniających ochronę danych osobowych.
3. Wszystkie informacje uzyskane w toku kontroli mogą być wykorzystane tylko do celów tej kontroli. Dokumenty sporządzane w trakcie kontroli opatrzone są klauzulą „do użytku wewnętrznego IPA SP.
4. Komisja może korzystać z porad, opinii i ekspertyz osób posiadających wiedzę fachową
w zakresie związanym z przedmiotem działania komisji.
§ 51
Osoby funkcyjne oraz członkowie kontrolowanej struktury mają obowiązek poddać się kontroli oraz udzielać członkom komisji rewizyjnej ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.
§ 52
1. Kontrolujący sporządzają protokół kontroli zawierający:
1) nazwę i adres kontrolowanej struktury;
2) dane osób funkcyjnych w kontrolowanej strukturze;
3) określenie celu i zakresu kontroli;
4) skład kontrolujących;
5) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
6) ustalenia kontroli;
7) uwagi, wnioski i zalecenia wynikające z kontroli wraz z propozycjami rozwiązania spornych kwestii;
8) podpisy osób kontrolujących oraz podpis osoby kierującej kontrolowaną strukturą.
2. Kontrolujący powinien wyjaśniać zasadność przesłanek, którymi kieruje się przy formułowaniu wniosków, uwag i zaleceń, aby w ten sposób w miarę możności doprowadzić do ich późniejszego dobrowolnego wykonania.
3. Kierujący kontrolą umożliwia kontrolowanemu wypowiedzenie się co do zebranych materiałów oraz zgłoszonych uwag, wniosków i zaleceń, przed ich pisemnym sformułowaniem.
4. Osoba kierująca kontrolowaną strukturą podpisując protokół może w nim zawrzeć swoje uwagi.
5. W przypadku odmowy złożenia podpisu przez przedstawiciela kontrolowanej struktury, prowadzący kontrolę czyni o tym wzmiankę w miejscu przeznaczonym na złożenie takiego podpisu.
6. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami kontroli, a zwłaszcza jeśli zachodzi potrzeba uzyskania specjalistycznych porad, opinii i ekspertyz osób posiadających wiedzę fachową
w zakresie związanym z przedmiotem działania komisji, protokół kontroli może zostać wysłany do podpisania drogą listowną w ciągu 30 dni od chwili faktycznego zakończenia czynności kontrolnych. Protokół wysłany na adres jednostki kontrolowanej uważa się za doręczony.
§ 53
1. Uchwały komisji rewizyjnej zapadają większością głosów przy obecności co najmniej dwóch członków.
2. Sprawy personalne oraz wnioski o absolutorium dla Zarządu wymagają głosowania w pełnym składzie. Dla swojej ważności wymagają uchwalenia bezwzględną większością głosów.
3. W uzasadnionych, nie cierpiących zwłoki, przypadkach głosowanie może odbyć się w drodze ustalenia telefonicznego bądź korespondencyjnego (również via e-mail), z wyłączeniem głosowania o udzielenie absolutorium.
§ 54
1. Protokół kontroli sporządza się w 3 egzemplarzach. Oryginał przekazuje się do organu zlecającego kontrolę, a jeśli kontrola była podjęta z własnej inicjatywy – do równorzędnego organu władzy. Jedna kopia protokołu pozostaje w dokumentacji komisji rewizyjnej, a jedną kopię pozostawia się w jednostce kontrolowanej.
2. Organ kontrolowany, jeśli nie składa odwołania, o którym mowa w § 55 ust. 1, udziela pisemnej odpowiedzi o sposobie realizacji wniosków i zaleceń w terminie 30 dni od chwili dostarczenia protokołu pokontrolnego.
3. Na organie kontrolowanym spoczywa obowiązek zapoznania z treścią protokołu przewodniczącego komisji rewizyjnej struktury, której kontrola dotyczyła.
§ 55
1. Organ struktury kontrolowanej może w ciągu 14 dni od daty otrzymania protokołu kontroli złożyć pisemne odwołanie do komisji rewizyjnej wyższego stopnia.
2. Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który sporządził protokół. § 52 ust. 6 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
3. Odwołanie, o którym mowa w ust. 2 winno być rozpatrzone w terminie 2 miesięcy. Materiały dotyczące odwołania przekazuje się komisji rewizyjnej, która wszczęła kontrolę, do realizacji.
4. Uwagi, wnioski i zalecenia wydane przez organ rozpatrujący odwołanie stają się wykonalne. Organ kontrolowany, w terminie wyznaczonym przez organ odwoławczy, udziela pisemnej odpowiedzi o sposobie ich realizacji komisji rewizyjnej, która kontrolę wszczęła.
5. Za rozpatrzenie sprawy i przygotowanie uchwały dotyczącej odwołania od zaleceń pokontrolnych odpowiada komisja rewizyjna szczebla struktury, do którego odwołanie wpłynęło. Komisja podejmuje działania niezbędne do rozpatrzenia odwołania, w tym może podjąć działania kontrolne zgodne z niniejszym rozdziałem.
§ 56
1. Komisja rewizyjna podejmuje decyzję o zakończeniu danej kontroli z chwilą realizacji wszystkich wniosków pokontrolnych.
2. Koszty działania zespołu kontrolnego ponosi struktura zlecająca kontrolę.
Rozdział 7
TRYB ZWOŁYWANIA I PROWADZENIA ZEBRAŃ
Zwołanie zebrania
§ 57
1. Zebrania zwołuje się zgodnie z postanowieniami statutu.
2. Na każde z zebrań należy zaprosić. Zaproszenia winny zawierać miejsce i czas zebrania,
a także program zebrania.
3. W przypadku zebrań wyborczych do organów statutowych w zaproszeniu należy wyraźnie zaznaczyć o wybór na jaką funkcję chodzi.
4. Na zebrania organów statutowych stowarzyszenia, z zastrzeżeniem ust. 7, należy kierować zaproszenia imienne, co najmniej 14 dni przed terminem zebrania.
5. Organy grup wojewódzkich i regionów mogą skrócić okres, o którym mowa wyżej, stosowną uchwałą.
6. Jeżeli organ, o którym mowa w ust. 5 nie postanowi inaczej, za zaproszenie imienne uznaje się jeden ze sposobów, tj.: powiadomienie osobiste, telefoniczne, pisemne na adres pocztowy lub e-mail.
7. Za zaproszenie na zebrania członków regionu należy również rozumieć przekazanie informacji członkom w sposób uzgodniony w danej strukturze, np.:
1) umieszczenie na tablicy ogłoszeń komunikatu w jednostkach terytorialnych Policji albo Straży Granicznej, na obszarze których działa dana struktura stowarzyszenia;
2) zamieszczenie informacji na stronie internetowej właściwej struktury IPA.
Rozpoczęcie zebrania
§ 58
1. Na posiedzeniach, zebraniach, przewodniczy odpowiednio: prezydent, prezes grupy wojewódzkiej, przewodniczący regionu lub osoby ich zastępujące bądź osoby wybrane przez dane zebranie.
2. Przebieg zebrania protokołuje właściwy sekretarz bądź inna osoba wybrana przez zebranie.
3. Prowadzący na wstępie stwierdza prawomocność zebrania. W tym celu ustala czy spełnione zostały wymogi formalne zaproszenia uczestników, sprawdza czy osoby obecne na zebraniu są uprawnione do udziału w nim oraz czy istnieje quorum niezbędne do prowadzenia zebrania.
4. Jeżeli wymogi formalne są spełnione, prowadzący zebrania informuje o tym zebranych po czym informuje, że zebranie jest prawomocne.
5. Zebranie może powołać komisje usprawniające przebieg obrad, w szczególności w celu sporządzenia uchwały lub liczenia głosów.
Prowadzenie zebrania
§ 59
1. Przewodniczący przedstawia cel zebrania i jego porządek. Następnie uczestnicy zebrania zgłaszają swoje propozycje do porządku obrad. Propozycje te są przyjmowane przez aklamację bądź w drodze głosowania. Po zakończeniu dyskusji ustalony porządek obrad poddaje się pod głosowanie. W razie nie przyjęcia porządku obrad, ponawiana jest dyskusja zakończona powtórnym głosowaniem. W przypadku ponownego odrzucenia, porządek obrad określa organ zwołujący zebranie.
2. Porządek obrad tworzony jest na podstawie zgłoszonych wniosków członków danego organu albo uchwał innych organów statutowych przy zachowaniu ich hierarchii.
3. Raz przyjęty porządek zebrania nie może ulec zmianie.
§ 60
1. Przewodniczący zebrania prowadzi zebranie zgodnie z przyjętym porządkiem, w sposób zapewniający jego sprawny przebieg i równe traktowanie wszystkich uczestników.
2. Przewodniczący zebrania w omawianym punkcie dziennym udziela najpierw głosu referentowi - sprawozdawcy. Następnie należy przeprowadzić dyskusję nad tym punktem. Mówcy otrzymują głos w kolejności zgłoszeń do dyskusji.
§ 61
1. Wnioski do poszczególnych punktów porządku dziennego są rozpatrywane w tym punkcie porządku dziennego, którego dotyczą.
2. Wnioski składane do punktu dziennego, nad którym zakończono dyskusję i głosowanie pozostają bez rozpoznania.
3. Przewodniczący zebrania może zażądać składania wniosków na piśmie.
4. Wszystkie sprawy sporne i wątpliwości, nie regulowane przepisami, zebrani rozstrzygają poprzez głosowanie.
§ 62
Wszystkie organy statutowe wyrażają swoją wolę w formie uchwał.
Głosowanie
§ 63
1. Po zakończeniu dyskusji przewodniczący zebrania przeprowadza głosowanie nad wnioskiem, który był dyskutowany.
2. Jeżeli w jednej sprawie zgłaszana jest większa liczba wniosków, głosuje się w pierwszej kolejności wniosek najdalej idący. Wnioski dodatkowe lub uzupełniające głosuje się przed przystąpieniem do głosowania nad wnioskiem głównym. O ile miałoby to usprawnić przebieg głosowania, przewodniczący zebrania może zarządzić głosowanie w innej kolejności.
3. Kolejność prowadzonego głosowania należy wyraźnie zaznaczyć przed przystąpieniem do głosowania. Na żądanie każdy z wniosków należy odczytać przed przystąpieniem do głosowania.
§ 64
1. Głosowania odbywają się przez podniesienie ręki. O ile powstaną wątpliwości co do wyników głosowania, należy głosowanie powtórzyć.
2. Głosowania są jawne. Na złożony i przegłosowany wniosek zarządza się głosowanie imienne bądź tajne.
3. Po zakończeniu głosowania, każdy z głosujących ma prawo zgłosić swój głos do protokołu. Do takiego wniosku każdorazowo należy się przychylić.
Protokół i uchwały zebrania
§ 65
1. Na zakończenie zebrania przedstawia się podjęte uchwały w celu weryfikacji ich treści.
2. Z każdego zebrania należy sporządzić protokół. Protokół powinien być sporządzony obiektywnie, winien zawierać treściwe informacje ujęte bez komentarza.
3. Protokół w każdym przypadku powinien zawierać:
1) nazwę organu, którego zebranie dotyczy;
2) oznaczenie daty, godziny rozpoczęcia i zakończenia;
3) listę uczestników (z ujęciem formy uczestnictwa);
4) treść zgłoszonych wniosków i nazwiska wnioskodawców;
5) opis przebiegu dyskusji;
6) treść podjętych rozstrzygnięć;
7) wyniki głosowań;
8) inne okoliczności mające istotne znaczenie dla przebiegu zebrania.
4. Protokół z zebrania musi być podpisany przez przewodniczącego zebrania i protokolanta.
§ 66
1. Osoby funkcyjne uczestniczące w zebraniu mają obowiązek znać treść podjętych uchwał.
2. W przypadku, gdy uchwała dotyczy osoby nieuczestniczącej w zebraniu – obowiązkiem prowadzącego zebranie jest przekazanie treści takiej uchwały do zapoznania właściwej osobie.
3. Protokół zatwierdza się najpóźniej na kolejnym zebraniu organu, którego on dotyczy.
4. Każdy uczestnik zebrania uprawniony do głosowania ma prawo do zapoznania się z treścią protokołu i zgłoszenia sprzeciwu co do zawartych w nim sformułowań i niezgodności
z przepisami IPA, o ile uczestniczył w danym zebraniu.
5. Obowiązkiem prowadzącego zebranie jest udostępnienie uczestnikom zebrania treści protokołu do zapoznania, najpóźniej dwa tygodnie po zebraniu.
6. Po zatwierdzeniu protokołu zgodnie z powyższymi zasadami, wnoszenie uwag lub sprzeciwu do treści protokołu jest bezzasadne.
Rozdział 8
ORDYNACJA WYBORCZA NA KONGRES DELEGATóW
§ 67
1. Grupy wojewódzkie wybierają delegatów na kongres zgodnie z § 17 ust. 1 statutu.
2. Stan członków grup wojewódzkich ustala się na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok odbycia kongresu, zgodnie z liczbą wykupionych znaczków i wpisowego, potwierdzoną przez skarbnika Sekcji Polskiej.
3. Z wyboru delegatów sporządza się listę ujmując wybrane osoby w kolejności uzyskanych głosów. Dopuszcza się wybór delegatów rezerwowych.
4. Z chwilą ogłoszenia prawomocności kongresu nie można desygnować delegata rezerwowego do udziału w obradach.
§ 68
1. Prezydium Krajowego Zarządu składa wniosek o zwołanie kongresu zwyczajnego w roku poprzedzającym rok odbycia kongresu.
2. W uchwale dotyczącej zwołania kongresu należy podać:
1) podstawę statutową oraz cel;
2) miejsce i termin;
3) ostateczny termin dostarczenia list delegatów do sekretarza generalnego, w celu przesłania do nich imiennych zaproszeń.
Rozdział 9
SPRAWOZDAWCZOŚĆ
§ 69
1. Rodzaje dokumentów i wzory formularzy składające się na sprawozdanie uchwala Prezydium KZ najpóźniej na ostatnim posiedzeniu w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy. Nie dotyczy to wzorów sprawozdań przesyłanych przez Zarząd Światowy IPA (PEB).
2. Organy wykonawcze i kontrolne stowarzyszenia mogą żądać, od organów niższego szczebla, innych informacji niezbędnych do wypełnienia ich zadań.
3. Wzory sprawozdań dla PEB oraz termin ich nadsyłania do Prezydium KZ przekazuje sekretarz generalny, zgodnie z wytycznymi PEB.
4. Do sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, mogą należeć:
1) protokół z zebrania delegatów grupy wojewódzkiej wraz z uchwałami tego zebrania;
2) protokół z zebrania rocznego zarządu GW wraz z uchwałami tego zebrania;
3) zatwierdzone przez zarząd GW i akceptowane przez komisję rewizyjną sprawozdanie
z wykonania budżetu i plan na rok następny (załącznik nr 1 do instrukcji finansowej);
4) dane dot. wydatkowanych środków w ramach funduszu uzyskanego z wpłat na rzecz OPP, wg wzoru przyjętego uchwałą Prezydium KZ;
5. Dokumenty wymienione w ust. 4 pkt 3 - 4 przesyłane są do sekretarza generalnego do dnia
31 marca, a dokumenty wymienione w ust. 4 pkt 1 - 2 w ciągu 30 dni po dacie zebrania, przez odpowiedzialne osoby z ramienia prezydiów GW.
6. Dopuszcza się przesyłanie ww. dokumentów pocztą elektroniczną.
§ 70
Z publikowanych czasopism lub informatorów opracowywanych dla członków stowarzyszenia należy przesyłać na bieżąco do Biura Krajowego Zarządu co najmniej po jednym egzemplarzu.
Rozdział 10
WYDAWANIE CZASOPISMA „WIADOMOŚCI SEKCJI POLSKIEJ IPA”
§ 71
1. Dla celów promocji stowarzyszenia oraz informowania jego członków wydawane jest czasopismo „Wiadomości Sekcji Polskiej IPA”.
2. Czasopismo „Wiadomości Sekcji Polskiej IPA” finansowane jest ze składek członkowskich
w ramach limitu finansowego uchwalanego corocznie przez Krajowy Zarząd.
3. Wielkość nakładu określana jest na podstawie prognozowanej liczby członków stowarzyszenia, określanej przez poszczególne grupy wojewódzkie, z dodatkowym nakładem na cele promocji stowarzyszenia. Nakład dodatkowy nie może przekroczyć 5% nakładu podstawowego.
4. Krajowy Zarząd określa limit finansowy w postaci kwoty (brutto) w PLN na jeden egzemplarz pisma, liczbę egzemplarzy oraz wydań w roku.
5. Upoważnia się Prezydium Krajowego Zarządu do zmiany ustalonych w ust. 4 limitów, jedynie w uzasadnionym przypadku, z zachowaniem limitu finansowego, o którym mowa w ust.2. Zmiany uchwalone przez Prezydium polegają zatwierdzeniu uchwałą Krajowego Zarządu.
6. Wszelkie wpływy z reklam oraz inne przychody gazety wpływają na konto Sekcji Polskiej.
§ 72
1. Dla realizacji obowiązku nadzoru wynikającego z § 21 ust. 2 pkt. 3 statutu, Prezydium Krajowego Zarządu powołuje Komisję ds. Redakcji.
2. W skład ww. komisji wchodzą: przewodniczący – jeden z wiceprezydentów, sekretarz
i członek powoływani ze składu Prezydium Krajowego Zarządu oraz z urzędu redaktor naczelny Wiadomości Sekcji Polskiej IPA.
3. Do zadań Komisji ds. Redakcji w szczególności należy:
1) nadzór nad realizacją zadań przez redaktora naczelnego;
2) zatwierdzenie przygotowanego wydania pisma do publikacji;
3) ocena podmiotów kupujących reklamy na łamach czasopisma;
4) analiza rozliczenia firmy wydającej pismo z tytułu wpływów z reklam;
5) prowadzenie postępowania związanego z wyłonieniem nowej firmy w przypadku zakończenia współpracy z firmą wydającą pismo dotychczas.
4. Do zadań redaktora naczelnego w szczególności należy:
1) organizacja wydawania czasopisma zgodnie z zasadami określonymi w § 71;
2) zapewnienie dopływu informacji z regionów poprzez bieżącą współpracę z autorami artykułów w ramach kolegium redakcyjnego;
3) przedkładanie informacji Komisji ds. Redakcji w celu realizacji jej zadań określonych
w ust. 3;
5. Prezes grupy wojewódzkiej odpowiada za merytoryczną treść artykułów przesyłanych przez autorów z grupy.

Rozdział 11
ZASADY POZYSKIWANIA I WYKORZYSTYWANIA ŚRODKóW PRZEKAZYWANYCH DLA IPA Z TYTUŁU ODPISóW PODATKOWYCH NA RZECZ ORGANIZACJI POŻYTKU PUBLICZNEGO
§ 73
Środki uzyskane z wpłat 1% mogą być przeznaczone wyłącznie na realizację celów określonych
w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie.
§ 74
1. Koordynatorem krajowym kampanii „1% dla IPA” jest osoba wyznaczona spośród członków Prezydium Krajowego Zarządu stosowną uchwałą.
2. W grupach wojewódzkich i regionach, korzystających z wpłat „1% dla IPA”, obowiązki koordynatorów pełnią osoby wyznaczone uchwałą właściwego prezydium.
3. Koordynatorzy odpowiadają w szczególności za:
1) przeprowadzenie akcji promocyjnej i informacyjnej;
2) terminowe sporządzanie rozliczeń i sprawozdań.
4. Koordynator krajowy odpowiada za aktualizację strony internetowej w bazie organizacji pożytku publicznego NGO oraz za przekazanie organom państwowym sprawozdań określonych w ustawie.
§ 75
1. Podmiotami uprawnionymi do uzyskania środków finansowych z wpłat „1% dla IPA” są regiony i grupy wojewódzkie oraz Krajowy Zarząd.
2. Wpłaty przekazywane z danego urzędu skarbowego zaliczane są na konto grupy wojewódzkiej, w rejonie działania której urząd się znajduje.
3. Rozdziału kwot na regiony dokonują w porozumieniu koordynatorzy struktury grupy wojewódzkiej. Ewidencję wpłat na regiony prowadzi koordynator grupy wojewódzkiej.
§ 76
1. Podatnik przekazujący wpłatę na rzecz IPA może wskazać jednostkę organizacyjną IPA inną, jak w § 75 ust. 2.
2. Warunkiem uzyskania środków finansowych przez jednostkę, o której mowa wyżej, jest dostarczenie do koordynatora tej jednostki oświadczenia podatnika wskazującego na obdarowaną jednostkę, kwotę wpłaty oraz nazwę urzędu skarbowego.
3. Dane o wpłacie, jak wyżej, koordynator jednostki obdarowanej przekazuje koordynatorowi krajowemu , który dokonuje stosownej korekty w swojej ewidencji.
§ 77
1. Koordynator krajowy w porozumieniu ze skarbnikiem Sekcji Polskiej IPA:
1) prowadzi ewidencję wpłat z podziałem na grupy wojewódzkie i Krajowy Zarząd;
2) przekazuje informacje o wpłatach z rejonu działania grup wojewódzkich oraz
o wpłatach, o których mowa w § 76 ust. 3, do wiadomości właściwym prezesom,
w terminie do 15 dnia następnego miesiąca po dokonaniu wpłaty.
2. Ostateczne rozliczenie wpłat zostanie sporządzone przez koordynatora krajowego najpóźniej
w terminie miesiąca po terminie ustawowym określającym ostateczny termin przekazania wpłat przez urzędy skarbowe.
§ 78
1. Środki pochodzące z puli Krajowego Zarządu wydatkowane są na wskazane zadania w drodze uchwały Krajowego Zarządu.
2. O sposobie wydatkowania środków uzyskanych z wpłat na grupę wojewódzką czy region decydują odpowiednio zarząd grupy wojewódzkiej i prezydium regionu.
3. Uchwały prezydium regionu opiniowane są przez koordynatora wojewódzkiego.
§ 79
1. W uchwale winno być określone co najmniej: zadanie pożytku publicznego
(cel wydatkowania), podmiot realizujący zadanie oraz kwota wydatku.
2. Kopie uchwały należy niezwłocznie dostarczyć krajowemu koordynatorowi, który potwierdza prawidłowość celu wydatku informując o tym wnioskodawcę.
3. Koszty obsługi bankowej (przelewu) pokrywane są z funduszu podmiotu realizującego zadanie.
4. Faktura za realizację zadania pożytku publicznego ma być wystawiona na Sekcję Polską IPA.
5. Uprawniony podmiot realizujący zadanie, przesyła niezwłocznie uzyskaną fakturę koordynatorowi krajowemu celem jej realizacji.

§ 80
1. Środki pochodzące z wpłat „1% dla IPA”, nie wykorzystane w danym roku, przechodzą na okresy następne.
2. Dla realizacji zadań o większym zasięgu, grupy wojewódzkie bądź regiony mogą łączyć swoje środki finansowe z tego źródła.
Rozdział 12
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
§ 81
1. Organizowanie udziału członków Sekcji Polskiej IPA w międzynarodowych seminariach organizowanych przez Centrum Informacyjno Szkoleniowe (IBZ) w Gimborn odbywa się na zasadach określonych w załączniku nr 2.
2. Na podstawie § 38a ust. 3 statutu wprowadza się instrukcję finansową stowarzyszenia (załącznik nr 4), która stanowi integralną część regulaminu.
3. Do rozliczania wyjazdów członków stowarzyszenia, w ramach delegacji krajowych oraz zagranicznych, stosuje się zasady określone w załączniku nr 3 stanowiące integralną część instrukcji finansowej.
§ 82
1. Regulamin działania Sekcji Polskiej IPA wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
2. Tracą moc wszystkie dotychczasowe regulaminy.
3. Uchwały podjęte na mocy dotychczasowych regulaminów zachowują ważność, jeśli nie są sprzeczne z postanowieniami regulaminu i statutu.
4. Właściwe organy stowarzyszenia podejmą uchwały w sprawach, o których mowa w: § 6 ust. 2 i 5, § 8 ust. 2, § 22 ust. 3 i 4, § 24 ust. 4, § 29 ust. 4, § 31 ust. 2, § 35 ust. 2, § 57 ust. 5 i 7,
§ 69 ust. 1 i 4 pkt 4, § 72 ust. 1, § 74 ust. 1 i 2 regulaminu oraz pkt 14, 30 i 34 załącznika nr 3
i dziale I ust. 8, 12, 13 i 16, dziale II ust. 2, dziale III ust. 2 i 3, załącznika nr 4
(Instrukcja finansowa), jeśli nie były podjęte wcześniej.
 
Załącznik nr 1
Tabela z adresami e’mail

TABELA nr 1
ADRESY BIURA KRAJOWEGO ZARZ¡DU IPA SP
ipapolska@ipapolska.pl (oficjalny)
ipa@ipapolska.pl (techniczny)
contact-international@ipapolska.pl
ADRESY PREZYDIUM IPA SP
prezydent@ipapolska.pl
1vice.prezydent@ipapolska.pl
2vice.prezydent@ipaposla.pl
3vice.prezydent@ipapolska.pl
sekretarz@ipapolska.pl
z-ca.sekretarza@ipapolska.pl
skarbnik@ipapolska.pl
z-ca.skarbnika@ipapolska.pl
cz.prezydium@ipapolska.pl
 
ADRSY OFICJLANE INNE
komisja.rewizyjna@ipapolska.pl
redakcja@ipapolska.pl
referatlegitymacji@ipapolska.pl
ADRESY GRUP WOJEWODZKICH
kujawsko.pomorska.gw@ipapolska.pl
dolnoslaska.gw@ipapolska.pl
lubelska.gw@ipapolska.pl
lubuska.gw@ipapolska.pl
lodzka.gw@ipapolska.pl
malopolska.gw@ipapolska.pl
mazowiecka.gw@ipapolska.pl
opolska.gw@ipapolska.pl
podkarpacka.gw@ipapolska.pl
podlaska.gw@ipapolska.pl
pomorska.gw@ipapolska.pl
slaska.gw@ipapolska.pl
swietokrzyska.gw@ipapolska.pl
stoleczna.gw@ipapolska.pl
warminsko.mazurska.gw@ipapolska.pl
wielkopolska.gw@ipapolska.pl
zachodniopomorska.gw@ipapolska.pl

Powyższy klucz nazewnictwa dotyczy także adresów www grup wojewódzkich
 

Załącznik nr 2
Zasady uczestnictwa członków Sekcji Polskiej IPA w seminariach organizowanych przez Centrum Informacyjno Szkoleniowe (IBZ) w Schloss Gimborn.
I. Zasady ogólne.
1. Prezydium Krajowego Zarządu Sekcji Polskiej IPA w celu umożliwienia wymiany doświadczeń międzynarodowych i stałego podwyższania kwalifikacji zawodowych swoich członków, zgodnie z celami ujętymi w § 8 i 9 statutu, prowadzi nabór na przewidziane programem doroczne seminaria organizowane przez Centrum Informacyjno Szkoleniowe (IBZ) w Gimborn.
2. Członkowie Sekcji Polskiej IPA mają prawo uczestniczyć we wszystkich seminariach organizowanych przez IBZ na zasadach określonych w niniejszym załączniku.
3. Udział w seminariach polskojęzycznych odbywa się za zgodą Krajowego Zarządu Sekcji Polskiej IPA i w porozumieniu z Zarządem IBZ.
4. Udział w seminariach obcojęzycznych odbywa się za zgodą Zarządu IBZ po uzyskaniu pozytywnej opinii Krajowego Zarządu Sekcji Polskiej IPA.
5. Treści wypowiedzi na seminariach polskojęzycznych tłumaczone są symultanicznie. Udział
w seminariach obcojęzycznych wymaga znajomości języka obcego, który jest językiem wykładowym.
6. Wybór tematyki i terminu seminarium polskojęzycznego następuje za zgodą i przy ścisłej współpracy z Zarządem IBZ.
7. Opracowania propozycji tematyki i terminu seminarium polskojęzycznego dokonuje Prezydium KZ w oparciu o koncepcje własne lub przedłożone przez zarządy grup wojewódzkich.
8. Za organizację naboru odpowiedzialne jest Prezydium KZ.
II. Zasady naboru.
1. Uczestnikiem seminarium może zostać każdy członek IPA, który zgłosi swoją kandydaturę
w macierzystym regionie poprzez zarząd grupy wojewódzkiej.
2. Warunkiem przyjęcia kandydatury jest:
1) wypełnienie formularza zgłoszeniowego;
2) opłacona składka roczna;
3) nienaganna opinia w szeregach IPA.
3. Prezydium regionu lub zarząd grupy wojewódzkiej może odmówić przyjęcia kandydatury o ile nie spełnia ona warunków określonych w ust. 2 pkt 1 i 2.
4. Prezydium regionu lub zarząd grupy wojewódzkiej przyjmuje kandydaturę lecz może ją negatywnie zaopiniować o ile nie spełnia ona wymogu określonego w ust. 2 pkt 3.
5. Kandydat musi być zapoznany ze stanowiskiem zarządu grupy wojewódzkiej, a w terminie dwóch tygodni od zapoznania go z tym stanowiskiem przysługuje mu prawo odwołania się do Krajowego Zarządu. Decyzje Krajowego Zarządu są ostateczne.
6. Zarząd grupy wojewódzkiej po przyjęciu kandydatury zobowiązany jest do jej zaopiniowania, a następnie niezwłocznego przekazania jej na adres Biura Krajowego Zarządu.
7. Prezydium KZ opierając się na rekomendacji zarządu grupy wojewódzkiej kwalifikuje przedstawione kandydatury do uczestnictwa.
8. Kandydat może nie zostać zakwalifikowany w przypadku:
1) ograniczonej liczby miejsc;
2) przedłożenia kandydatury po upływie wyznaczonego terminu;
3) negatywnej opinii zarządu grupy wojewódzkiej.
9. Po zatwierdzeniu listy uczestników Prezydium Krajowego Zarządu, powiadamia pisemnie zainteresowanych o zakwalifikowaniu do udziału w seminarium.
10. Prezydium Krajowego Zarządu może wydelegować w charakterze obserwatora swojego przedstawiciela, który po zakończonym seminarium składa pisemną relację z przebiegu seminarium.
III. Udział w seminarium
1. Każdy uczestnik seminarium zobowiązany jest uczestniczyć czynnie we wszystkich formach zajęć przewidzianych programem przez organizatora.
2. Wszyscy uczestnicy mają prawo nieograniczonego, swobodnego wypowiadania swoich myśli
i prezentowania swoich poglądów oraz zadawania pytań w zakresie związanym z tematyką seminarium.
3. Uczestnicy seminarium zobowiązani są przestrzegać zasad statutowych, godnie reprezentować Sekcję Polską IPA, propagować dobre imię Polski i postępować w myśl naczelnej dewizy stowarzyszenia: SERVO PER AMIKECO.
4. Uczestnicy zajęć zobowiązani są znać język wykładowy danego seminarium.
IV. Koszty i opłaty
1. Po otrzymaniu zawiadomienia każdy uczestnik w ciągu miesiąca - nie później jednak niż na miesiąc przed terminem rozpoczęcia seminarium - powinien dokonać opłaty kosztów pobytu.
2. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie powoduje rezygnację z udziału w seminarium.
3. Nieprzybycie na seminarium niezależnie od przyczyny powoduje przepadek wpłaconej kwoty w zakresie poniesionych kosztów organizacyjnych przez IBZ i Sekcję Polską IPA.
4. Absencja częściowa na seminarium nie stanowi podstawy domagania się zwrotu kosztów za czas nieobecności.
5. Kwota opłaty seminaryjnej obejmuje koszty noclegów i wyżywienia objętych terminem trwania seminarium.
6. Każdy uczestnik seminarium pokrywa koszty dojazdu we własnym zakresie.
7. Krajowy Zarząd w miarę posiadanych środków może udzielić uczestnikom seminarium dotacji finansowych na częściowe lub całkowite pokrycie kosztów pobytu lub dojazdu.
8. Koszty pobytu i dojazdu przedstawiciela Krajowego Zarządu jako obserwatora w całości pokrywane są z zasobów finansowych Sekcji Polskiej.
Załącznik nr 3
Zasady rozliczeń delegacji z wyjazdów krajowych i zagranicznych.
1. Podstawą uznania wypłaty za podróż odbywaną w kraju lub za granicą w ramach wykonywania funkcji w organach statutowych Sekcji Polskiej IPA, a także członkom IPA odbywającym podróż na zlecenie tych organów jest uchwała właściwego prezydium.
2. W przypadkach pilnych wystarcza zgoda prezydenta (prezesa, przewodniczącego) i dwóch członków prezydium organu, o którym mowa wyżej.
3. Rozliczenie kosztów podróży powinno być dokonane i podpisane przez dwóch członków prezydium, których dany wyjazd nie dotyczy.
4. Warunkiem rozliczenia delegowania finansowanego przez Prezydium Krajowego Zarządu jest złożenie pisemnego sprawozdania lub przekazanie artykułu do publikacji w biuletynie Sekcji Polskiej IPA, pod warunkiem poinformowania delegowanego o takim obowiązku.
5. Uchwała, o której mowa w ust. 1 powinna zawierać:
1) wskazanie osób wyznaczonych do odbycia podróży;
2) czas trwania podróży;
3) środki komunikacji;
4) inne wydatki jakie może ponieść delegacja (cel wydatków lub kwota).
6. Z tytułu podróży delegowanym przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
7. W przypadku noclegów należy uzgodnić z delegowanym rodzaj (kategorię) hotelu bądź wysokość kwoty, do której koszt noclegu będzie pokryty.
8. Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży,
a jej wysokość ustalana jest na ogólnych zasadach.
9. Dieta nie przysługuje, jeżeli delegowany otrzymuje bezpłatne wyżywienie.
10. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, i tak jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
1) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
2) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
11. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
1) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
2) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
12. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa delegujący.
13. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu,
z uwzględnieniem przysługującej delegowanemu ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
14. Na wniosek delegowanego właściwe prezydium może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym będącym własnością delegowanego. W takim przypadku przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawka ta wynosi 0,40 zł za kilometr dla kierowcy oraz dodatkowo: za pierwszego pasażera 0,20 zł, a za kolejnych po 0,10 zł za kilometr. Zmiana wysokości stawki dokonywana jest w formie uchwały Prezydium KZ.
15. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie delegowanemu przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.
16. Delegowanemu, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 15, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
17. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
18. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli delegujący uzna, że delegowany ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
19. Z tytułu podróży odbywanej poza granicami kraju delegowanemu przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków - odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
20. Czas pobytu delegowanego poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
21. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
22. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach określona jest w uchwale,
o której mowa w ust. 1.
23. Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości.
24. Za niepełną dobę podróży:
1) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
2) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
3) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
25. Delegowanemu, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z ust. 22.
26. Delegowanemu, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
1) śniadanie - 15% diety;
2) obiad - 30% diety;
3) kolację - 30% diety;
4) inne wydatki - 25% diety.
27. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa delegujący.
28. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej delegowanemu ulgi, bez względu na to,
z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.
29. Na wniosek delegowanego delegujący może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym jego własnością.
30. Za przejazd pojazdem w podróży zagranicznej, o której mowa wyżej, delegowanemu przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawka ta wynosi 0,70 zł za kilometr poza granicami kraju. Zmiana jej wysokości dokonywana jest w formie uchwały Prezydium Krajowego Zarządu.
31. Za nocleg przysługuje delegowanemu zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w uchwale, o której mowa
w ust. 1.
32. Delegowany otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.
33. Za zgodą delegowanego zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej delegowanemu zaliczki w walucie obcej.
34. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, wg wzoru określonego uchwałą Prezydium Krajowego Zarządu.
35. Do rozliczenia kosztów podróży delegowany załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, delegowany składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
36. W przypadku rozliczania kosztów opłacanych w walutach obcych stosuje się kurs średni NBP za wyjątkiem opłat dokonywanych przy użyciu karty kredytowej, gdzie podstawą przeliczenia na złote polskie są przeliczniki stosowane przez wystawcę karty dla danej transakcji.
37. Analogiczne zasady winny stosować grupy wojewódzkie i regiony IPA w przypadku delegowania swoich członków w podróż krajową lub zagraniczną.
Załącznik nr 4
INSTRUKCJA FINANSOWA
Sekcji Polskiej IPA
I. ZASADY OGóLNE
1. Za prawidłową gospodarkę finansową w poszczególnych strukturach odpowiadają odpowiednio: prezydent, prezesi, przewodniczący i skarbnicy.
2. Prezydia wszystkich organów statutowych Sekcji Polskiej IPA zobowiązane są do zabezpieczenia posiadanego majątku.
3. Sekcja Polska Międzynarodowego Stowarzyszenia Policji (IPA), jej grupy wojewódzkie (GW) oraz regiony (posiadające osobowość prawną – własny nr REGON) prowadzą samodzielną gospodarkę finansową zgodnie z zasadami statutu, regulaminu działania i obowiązującymi przepisami finansowymi.
4. Prezydia: Krajowego Zarządu, GW i regionów prowadzą gospodarkę finansową w oparciu
o roczne preliminarze wpływów i wydatków, zatwierdzone przez właściwy zarząd (Krajowy, GW), a w przypadku regionów przez zebrania ich członków.
5. Zmiany w preliminarzu w ciągu roku może dokonać organ, który wcześniej zatwierdził ten preliminarz.
6. Preliminarze winne być potwierdzone przez przewodniczącego odpowiedniej komisji rewizyjnej.
7. Właściwa komisja rewizyjna poleca dokonanie zmian w preliminarzu jeżeli planowane w nich wpływy lub wydatki są niezgodne z działalnością statutową.
8. Ramowy wzór preliminarza stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Wzór preliminarza przyjmuje się uchwałą prezydium właściwej struktury IPA.
9. Prezydia: Krajowego Zarządu, zarządów GW i regionów uprawnione są do podejmowania decyzji, w wyjątkowych przypadkach, o wydatkach poza przyjętym planem (preliminarzem wydatków) w kwocie do trzykrotnego najniższego uposażenia ogłoszonego przez GUS
w Monitorze Polskim. Wydatki te podlegają zatwierdzeniu zgodnie z ust. 5.
10. Zarządy (Krajowy, GW) i regiony mogą powołać komitety organizacyjne imprez powierzając im ograniczoną samodzielność finansową. W uchwale o ich wydzieleniu powinien być podany sposób finansowania ich działalności.
11. Środki pieniężne pozostające w dyspozycji struktur Sekcji Polskiej IPA winny być lokowane na rachunkach bankowych.
12. W kasach głównych mogą być przechowywane na zakończenie dnia tylko ustalone zapasy gotówki. Wysokość zapasu gotówki oraz warunki odprowadzania nadwyżek gotówki do banku ustalają właściwe prezydia.
13. O sposobie prowadzenia rozliczeń gospodarki finansowej przez regiony nie posiadające osobowości prawnej decydują w drodze uchwały zarządy grup wojewódzkich posiadających osobowość prawną.
14. Każde powierzenie mienia członkowi IPA wymaga pokwitowania, w którym określa się rodzaj, ilość, stan, wartość oraz w miarę potrzeb indywidualne cechy powierzonego mienia.
15. Dokonując zakupu towarów i usług o wartości środka trwałego należy zebrać kilka ofert
i wybrać najkorzystniejszą.
16. Gospodarkę magazynową prowadzi się w stowarzyszeniu na ogólnych zasadach w oparciu
o księgi inwentarzowe wprowadzone uchwałą prezydium właściwej struktury IPA.
II. FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ. SKŁADKI
1. Wysokość składek członkowskich i wpisowego ustala Krajowy Zarząd Sekcji Polskiej IPA na ostatniej w roku konferencji. Brak uchwały Krajowego Zarządu powoduje utrzymanie wysokości składki członkowskiej na dotychczasowym poziomie.
2. Grupy wojewódzkie uchwałą zarządu, a regiony uchwałą walnego zebrania członków, mogą ustalić wyższą składkę członkowską w celu pozyskania środków na swoją działalność.
3. Całość wpływów ze składek i wpisowego, w wysokości ustalonej przez Krajowy Zarząd, regiony odprowadzają za pośrednictwem właściwych GW do skarbnika Sekcji Polskiej IPA.
4. Wydatki związane z działalnością GW i regionów pokrywane są z części składek członkowskich pozostających do ich dyspozycji oraz pozostałych wpływów w ramach zatwierdzonych preliminarzy.
5. W przypadku podjęcia działalności gospodarczej przez strukturę organizacyjną Sekcji Polskiej IPA, mają zastosowanie wszystkie przepisy prawne i finansowe dotyczące podmiotów gospodarczych.
III. KSIÊGOWOŚĆ
1. Rok finansowy stowarzyszenia pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Skarbnicy zamykają okres rozliczeniowy w dniu 31 grudnia każdego roku i sporządzają sprawozdanie o sytuacji finansowej swojej struktury, o którym mowa w dziale V.
2. Krajowy Zarząd, zarządy GW i regiony (posiadające osobowość prawną – własny REGON) prowadzą księgowość w oparciu o Wewnętrzny Plan Kont (WPK), przyjęty uchwałą przez właściwe zarządy (Krajowy, GW), a w przypadku regionów przez walne zebranie członków.
3. Grupy wojewódzkie i regiony nie posiadające osobowości prawnej stosują uproszczone zasady księgowania, przyjęte uchwałą właściwego prezydium, w formie rejestru przychodów
i wydatków wraz z bilansem środków stanowiącym formę sprawozdania rocznego.
4. Ramowy wzór WPK zawierający zasady prowadzenia kont syntetycznych księgi głównej oraz konta analityczne wymagane do sporządzania bilansu i sprawozdania rocznego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.
5. Grupy nie prowadzące działalności gospodarczej stosują uproszczone zasady rachunkowości określone w rozporządzeniu MF z dnia 15.11.2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek ... nie prowadzących działalności gospodarczej
(Dz.U. 2001.137.1539, z późn. zmianami).
6. Zapisy w księgach dokonujemy w walucie polskiej w oparciu o dokumenty rachunkowe
w porządku chronologicznym. Dokumentami są dowody operacji gospodarczych, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zatwierdzone przez dwie osoby do tego upoważnione. Dokument taki powinien być oznaczony w sposób pozwalający stwierdzić jego powiązanie z zapisami księgowymi.
7. Zapisy księgowe dokonujemy czytelnie i w sposób trwały.
8. Salda poszczególnych kont analitycznych winny być zgodne z saldami kont syntetycznych.
9. Salda poszczególnych kont syntetycznych są podstawą do sporządzania sprawozdań finansowych.
10. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzi się za pomocą komputera należy podać wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera oraz określić dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, zwłaszcza:
1) wykaz programów służących do przetwarzania i grupowania danych - wraz z opisem przeznaczenia każdego programu i sposobu działania;
2) zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych;
3) sposoby właściwego stosowania programów;
4) zasady ochrony danych.
IV. INWENTARYZACJA
1. Wykazany w księgach rachunkowych stan aktywów i pasywów należy zweryfikować poprzez inwentaryzację.
2. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze:
1) spisu z natury posiadanych środków bilansowych na koniec okresu sprawozdawczego;
2) uzyskania od kontrahentów i banków pisemnych potwierdzeń stanu sald rozliczeniowych;
3) rozliczenie rozrachunków z członkami (zaliczki);
4) weryfikacji sald wynikających z ksiąg rachunkowych.
3. Spisom z natury podlegają środki trwałe, pozostałe środki trwałe i materiały w użyciu, stany magazynowe oraz gotówka w kasie.
4. Inwentaryzację składników, których stan rzeczywisty nie podlega ewidencji wartościowej (inwentaryzację pozabilansową) prowadzi się w celu ustalenia stanu posiadania i racjonalizacji wydatków w oparciu o prowadzone księgi inwentarzowe.
5. Dla przeprowadzenia inwentaryzacji właściwe prezydia powołują 3 osobowe komisje inwentaryzacyjne.
6. Spisy z natury przeprowadza się w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie.
7. Wyniki inwentaryzacji z natury ujmuje się na odpowiednich arkuszach spisu z natury, sporządzonych w 2 egzemplarzach.
8. W przypadku, gdy środek trwały lub pozostały środek trwały ulegnie zepsuciu lub z innego powodu nie nadaje się do dalszej eksploatacji, należy sporządzić protokół brakowania i spisać go na straty.
9. Brakowanie i niszczenie środków inwentarzowych wykonuje na ogólnych zasadach komisja inwentaryzacyjna, o której mowa w ust. 5.
V. SPRAWOZDANIE FINANSOWE
1. Zarząd Krajowy i zarządy GW oraz regiony (posiadające osobowość prawną – własny REGON) sporządzają sprawozdania finansowe, składające się z bilansu oraz wykonania preliminarza wpływów i wydatków – zgodne ze wzorem przyjętym w Wewnętrznym Planie Kont.
2. Grupy wojewódzkie nie posiadające osobowości prawnej sporządzają sprawozdania finansowe składające się z bilansu przychodów i wydatków wg wzoru przyjętego zgodnie z ust. 3
działu III.
3. Roczne sprawozdanie finansowe, na wniosek właściwej komisji rewizyjnej, zatwierdzane jest w formie uchwały przez organ władzy Sekcji Polskiej IPA, jak w dziale I ust. 4.
4. Zasady rozliczania się struktur Sekcji Polskiej IPA z urzędami skarbowymi określają właściwe przepisy finansowe.
VI. PRZECHOWYWANIE DOWODóW KSIÊGOWYCH
1. Wszelkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań należy układać bieżąco w kolejności zapisów w księdze głównej (dziennik) i przechowywać w sposób zapewniający ich nienaruszalność.
2. Okres przechowywania dokumentów finansowych winien być zgodny z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W sprawach szczególnych, nie uwzględnionych w instrukcji obowiązują aktualne rozporządzenia i zarządzenia ministra finansów dotyczące działalności finansowej stowarzyszeń oraz uchwały IPA dotyczące spraw finansowych stowarzyszenia.
2. Instrukcja ma zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za 2008 rok.
Załącznik nr 1 do Instrukcji Finansowej: ramowy wzór preliminarza budżetowego
PLAN FINASOWY ................................... GW / regionu..............................................
WYKONANIE BUDŻETU W 200x ROKU
PRELIMINARZ NA ROK NASTÊPNY
PLAN NA 2006 WYKONANIE
w 2006 PLAN NA 2007

STAN NA POCZ¡TKU ROKU - BILANS OTWARCIA 3 800,00

PRZYCHODY w roku 5 000,00 4 850,00 0,00

SKŁADKI CZŁONKOWSKIE na potrzeby GW 5 000,00 4 850,00
INNE PRZYCHODY
INNE PRZYCHODY - DAROWIZNY 0,00 0,00

WYDATKI (statut.+admin.+finans.) 7 500,00 5 150,00 0,00

KOSZTY DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ 4 600,00 3 600,00 0,00
w tym: ZARZ¡DU GW 2 600,00 1 600,00
REGIONóW (dofinansowanie imprez) 1 500,00 1 500,00
INNE - DAROWIZNY 500,00 500,00
KOSZTY ADMINISTRACYJNE 2 600,00 1 300,00 0,00
w tym: PAMI¡TKI, GADŻETY dla członków IPA 2 000,00 1 300,00
Zarządu GW (materiały biurowe) 200,00 0,00
Zarządu GW (delegacje członków) 400,00 0,00

KOSZTY FINANSOWE - PROWIZJE 300,00 250,00

REZERWA (stan począt.+przych.- wydatki) 1 300,00 3 500,00 0,00


wyszczególnienie wydatków planowanych w roku bieżącym: wykonano: plan na rok przyszły
w zł
KOSZTY DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ ZARZ¡DU GW: 2 600,00 1 600,00 0,00
w tym: organizacja zebrania delegatów 1 600,00 1 600,00
współpraca z sekcjami zagranicznymi IPA 1 000,00


Zatwierdzono uchwałą zarządu GW/zebrania członków regionu nr......z dnia...................,

sporządził: prezes GW / przewodniczący regionu:
..............................................

przewodniczący komisji rewizyjnej: .........................................

Załącznik nr 2 do Instrukcji Finansowej: uchwała w sprawie wewnętrznego planu kont
UCHWAŁA Nr .......
Zarządu .........................Grupy Wojewódzkiej / Regionu
Międzynarodowego Stowarzyszenia Policji (IPA) w ......................................
z dnia ........................................... roku w sprawie wewnętrznego planu kont.
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U.
z 1994r. Nr 121, poz. 591, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą oraz rozporządzenia ministra finansów z dnia 15 listopada 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek ... nie prowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. z 2001r. Nr 137,
poz. 1539, z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem, zarządza się co następuje:
§ 1
1. Ustalamy, że „Wewnętrzny Plan Kont” będący integralną częścią niniejszej uchwały staje się
z dniem ................................. roku wewnętrznym planem kont (WPK) ........................................... Grupy Wojewódzkiej / Regionu IPA w ...........................................
2. Wykazem kont księgi głównej (syntetycznych) WPK jest (będący integralną częścią niniejszej uchwały) „WYKAZ KONT KSIÊGI GŁóWNEJ”.
3. Do kont syntetycznych wykazu WPK, a także do zespołów tego wykazu stosuje się zasady
i komentarze zawarte w dalszej części niniejszej uchwały.
§2
1. Ewidencję analityczną – ilościową pozostałych środków trwałych, tj. takich, których wartość jest mniejsza lub równa ogłoszonej wartości środka trwałego w danym roku – prowadzi się
w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na sporządzaniu corocznej inwentaryzacji
i ujmowaniu tych środków w spisie z natury.
2. Do środków trwałych, o których mowa w ust.1, stosuje się uproszczone zasady amortyzacji polegające na dokonywaniu odpisów jednorazowych – w momencie wydania tych środków do używania.
§3
1. Składniki rzeczowe majątku obrotowego podlegają tylko ewidencji wartościowej.
2. Materiały zalicza się w koszty w momencie zakupu.
§4
Do wyceny stanu i rozchodów rzeczowych składników majątku obrotowego stosuje się detaliczne ceny zakupu.
§5
1. W dokumentowaniu zapisów w księgach rachunkowych mogą być stosowane dowody zastępcze, stanowiące potwierdzenie dokonania i rozliczenia zakupów towarów lub usług, tylko w przypadkach wyjątkowych – potwierdzonych uchwałą Zarządu GW / Regionu, przy uwzględnieniu postanowień art. 20 ust. 4 ustawy.
2. Dowód zastępczy powinien zawierać:
• datę dokonania operacji,
• miejsce i datę wystawienia dowodu,
• przedmiot, ilość, cenę i wartość dokonanego zakupu,
• nazwisko, imię i podpis osoby dokonującej zakupu,
• określenie przeznaczenia dokonanego zakupu oraz datę uchwały Zarządu w tej sprawie.
§6
Przy sporządzaniu sprawozdań finansowych ma zastosowanie przepis § 5 rozporządzenia. Na tej podstawie przyjmuje się wzór sprawozdania finansowego ......................................GW/ Regionu wraz z bilansem i rachunkiem wyników będący załącznikiem nr 1 do niniejszej uchwały.
§7
1. Księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera i wykorzystaniu programu Microsoft Excel. Księga główna i arkusze analityczne utworzone są w arkuszu kalkulacyjnym – plik pod nazwą: „KSIÊGA IPA”.
2. W arkuszach tego skoroszytu znajdują się księgi rachunkowe będące załącznikami do niniejszej uchwały, a mianowicie:
• załącznik nr 2 – Księga rachunkowa (arkusz – Księga);
• załącznik nr 3 – Arkusz analityczny kosztów (Koszty-500);
• załącznik nr 4 – Arkusz analityczny przychodów (Przychody-700);
• załącznik nr 5 – Rozliczenia z członkami (arkusz – Rozrach.-245);
3. Arkusze analityczne można tworzyć w zależności od potrzeby – w szczególności do ewidencji kont 131, 132.
4. Kontrolę prawidłowości zapisów w Księdze rachunkowej i zapisów w arkuszach analitycznych zapewnia sporządzony arkusz – Bilans, na którym zlicza się automatycznie wszystkie salda
i obroty – po każdej operacji. (załącznik nr 6)
Uwaga: zapis §7 – to propozycja prowadzenia ksiąg rachunkowych w Excel’u.
§8
Uchwała wchodzi w życie z dniem powzięcia, z mocą obowiązującą od ................................. roku.
WYKAZ KONT KSIÊGI GŁóWNEJ GW
(kont syntetycznych)
ZESPóŁ 1 – ŚRODKI PIENIÊŻNE I RACHUNKI BANKOWE
100 – Kasa krajowych środków pieniężnych.
131 – Bieżący rachunek bankowy.
132 – Lokaty bankowe.
ZESPóŁ 2 – ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
245 – Rozrachunki z członkami GW oraz możliwość rozliczenia wpłat „1% dla IPA”.
ZESPóŁ 3 – MATERIAŁY I TOWARY
310 – Zapasy (magazyn).
ZESPóŁ 5 – KOSZTY WEDŁUG TYPóW DZIAŁALNOŚCI
500 – Koszty ogółem:
(wg arkusza analitycznego)
• koszty finansowe:
50 – prowizje i opłaty (bankowe, pocztowe);
• 52 – koszty statutowe:
a – zarządu GW (organizacja zebrań);
b, c, d – regionów;
e – inne koszty statutowe (darowizny);
• 53 – koszty administracyjne:
a – materiały biurowe i energia;
b – usługi obce;
c – wynagrodzenia wraz z pochodnymi;
d – amortyzacja i koszty pozostałych środków trwałych;
e – inne koszty administracyjne, (delegacje członków grupy);
f – podatki i opłaty;
• 61 – koszty pozostałe – operacyjne:
ZESPóŁ 7 – PRZYCHODY
700 – Przychody ogółem:
(wg arkusza analitycznego)
• 55 - z działalności statutowej:
a – d – wpłaty z regionów na działalność GW;
e – inne wpłaty statutowe;
• 59 – działalność finansowa (odsetki bankowe);
• 61 – przychody operacyjne.
770 – Straty i zyski nadzwyczajne (w tym darowizny).
ZESPóŁ 8 – KAPITAŁY (FUNDUSZE) I WYNIK FINANSOWY
801 – Fundusz statutowy;
860 – Wynik finansowy.
OMóWIENIE WYKAZU KONT
ZESPóŁ 1 – ŚRODKI PIENIÊŻNE I RACHUNKI BANKOWE
Konta zespołu 1 przeznaczone są do ewidencji:
- środków pieniężnych w walucie polskiej, tj. gotówki przechowywanej w kasie (konto 100),
- środków pieniężnych w walucie polskiej znajdującej się na rachunku bankowym bieżącym (konto 131) lub na lokacie terminowej (konto 132).
Konto 100 – kasa
- na stronie Wn konta 100 ujmuje się przychody (np. wpłaty) gotówki, a na stronie Ma ich rozchody (wypłaty),
- konto 100 może wykazywać tylko saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie,
- obroty gotówką powinny być udokumentowane dowodami źródłowymi lub dowodami zastępczymi,
- do pokwitowania gotówki należy używać dowodów powszechnego użytku (dowód wpłaty – KP, dowód wypłaty – KW), w zależności od operacji przyjęcia lub wydania gotówki z kasy,
- do opłaty rachunku (dowodu zakupu) gotówką z kasy służy ten dowód, który po opisaniu na nim operacji Wn – Ma, stanowi dokument źródłowy wydatku,
- obroty gotówki z kasy ujmuje się pod datą rzeczywistego przychodu lub rozchodu.
Konto 131 – bieżący rachunek bankowy
- konto 131 służy do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się na bieżącym rachunku bankowym,
- księgowania na koncie 131 dokonuje się wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych (wyciągów), co pozwala zachować pełną zgodność obrotów i sald z rachunkami banku,
- wyjątek stanowi podjęcie gotówki z banku do kasy oraz wpłata gotówki do banku z kasy, które księguje się na podstawie dowodu kasowego (czek, pokwitowanie wypłaty z banku, polecenie wpłaty),
- ewentualne pomyłki czy błędy wyciągów bankowych ujmuje się na koncie 245 – rozrachunki
z członkami – zakładając dodatkową kolumnę na bank,
- na stronie Wn konta 131 ewidencjonuje się wszelkie wpływy na bieżący rachunek bankowy,
a na stronie Ma wszelkie rozchody z tego rachunku,
- do konta 131 nie prowadzi się ewidencji analitycznej, jeżeli służy ono ewidencji obrotów na jednym rachunku bankowym,
- konto 131 może wykazywać saldo Wn – oznaczające stan środków pieniężnych.
Konto 132 – lokata bankowa terminowa
- konto 132 służy do ewidencji krajowych środków pieniężnych na terminowych lokatach (rachunkach) bankowych,
- celem lokaty jest uzyskanie środków pieniężnych z odsetek na pokrycie kosztów prowizji płaconych bankowi za prowadzenie rachunku bieżącego,
- do konta 132 nie prowadzi się ewidencji analitycznej, jeżeli służy ono ewidencji obrotów na jednym rachunku bankowym,
- konto 132 może wykazywać wyłącznie saldo Wn, wyrażające stan środków pieniężnych na rachunku lokaty.
ZESPóŁ 2 – ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
Konto 245 – Rozrachunki z członkami oraz możliwość rozliczenia wpłat „1% dla IPA”.
- konto 245 przeznaczone jest do ewidencji wszelkich rozrachunków oraz roszczeń z członkami (regionami) lub w przypadku wystąpienia - z innymi podmiotami (np. bank, Sekcja Polska),
- na koncie 245 ujmowane są należności i zobowiązania, od momentu ich powstania, aż do całkowitego ich rozliczenia (spłacenia, umorzenia),
- na koncie 245 księguje się wpłaty składki członkowskiej IPA poszczególnych regionów, którą następnie przekazuje się na konto Sekcji Polskiej IPA w celu otrzymania znaczków,
- konto 245 służy do prowadzenia księgowości na rzecz regionów – członków GW, które mogą powierzyć swoje środki pieniężne i być obsłużone przez skarbnika GW – szczególnie jeżeli chodzi o prowadzenie kont bankowych,
- odsetki od środków pieniężnych regionów przechowywane na bieżącym koncie bankowym GW zasilają całość konta i nie są wydzielane dla regionu,
- w przypadku otwarcia lokaty będącej własnością regionu – całość odsetek od tej lokaty pozostaje własnością tego regionu. Prowadzi się wówczas arkusz analityczny do konta 132
z wyodrębnionym kontem lokaty regionu,
- na koncie 245 (należności dla GW) możliwe jest księgowanie wpłat 1% dla IPA otrzymywanych od Sekcji Polskiej IPA.
ZESPóŁ 3 – MATERIAŁY I TOWARY
Konto 310 – Zapasy (magazyn).
- konto 310 przeznaczone jest do ewidencji wartościowej stanu i zmian zapasów materiałów
i towarów przeznaczonych do zużycia w trakcie działalności, jeżeli materiały te nie zostały wpisane w koszty w momencie zakupu,
- konto 310 wykazuje wyłącznie saldo Wn, które wyraża wartość posiadanych „na magazynie” materiałów lub towarów.
 
ZESPóŁ 5 – KOSZTY WEDŁUG TYPóW DZIAŁALNOŚCI
- konto 500 wykazuje wyłącznie saldo Wn, które wyraża łączną wartość kosztów poniesionych w danym roku obrotowym i na dzień bilansowy saldo to przenosi się na konto 860 – „Wynik finansowy”,
- konta zespołu 5 przeznaczone są do ewidencji kosztów wg poszczególnych typów (rodzajów) działalności wydzielonej w ewidencji analitycznej, a mianowicie:
 koszty finansowe:
konto 50 – prowizje i opłaty związane z działalnością finansową GW/regionu;
 koszty statutowe (52):
konto 52a – koszty zarządu GW:
- koszty ponoszone na organizacje zebrań organów statutowych GW,
- koszty innych spotkań, w szczególności z delegacjami sekcji zagranicznych;
konto 52b-d – koszty regionów ponoszone na ich działalność statutową i pokrywane z ich przychodów, w przypadku przyznania dofinansowania przez zarząd GW;
konto 52e – inne koszty statutowe, w tym darowizny przekazywane dla poszkodowanych członków IPA;
 koszty administracyjne (53):
konto 53a – koszty materiałów i energii, w tym materiały biurowe, pieczątki, inne materiały drobne przeznaczone do zużycia w momencie zakupu;
konto 53b – ewentualne koszty usług wykonanych przez obce firmy;
konto 53c – ewentualne koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi zatrudnianych pracowników;
konto 53d – koszty zakupu towarów nie zakwalifikowanych do materiałów, w tym:
– przeznaczonych np. na podarunki czy pamiątki, przekazane w momencie zakupu,
– odpisy amortyzacyjne towarów z magazynu (konto310) – zmniejszenie wartości konta 310, po wykorzystaniu posiadanych towarów na magazynie;
konto 53e – inne koszty administracyjne nie wymienione wyżej (np. delegacje członków);
konto 53f – podatki i opłaty;
 koszty pozostałe – operacyjne (61):
– niezawinione niedobory inwentaryzacyjne,
– odpisanie należności nieściągalnych czy przedawnionych.
ZESPóŁ 7 – PRZYCHODY
– konto 700 wykazuje wyłącznie saldo Ma, które wyraża łączną wartość przychodów w trakcie roku obrotowego i na dzień bilansowy saldo to przenosi się na konto 860 – „Wynik finansowy”,
– konta zespołu 7 przeznaczone są do ewidencji przychodów uzyskiwanych z tytułu prowadzenia działalności statutowej i finansowej.
 Przychody statutowe (55):
konto 55a-d – wpłaty statutowe pochodzące z regionów, księgowane na konta poszczególnych regionów, w tym:
– wpłaty składek członkowskich ustalonych przez Zebranie Delegatów GW na rzecz zarządu GW,
– ewentualne inne opłaty członkowskie ustalone przez Zebranie Delegatów GW;
konto 55e – inne wpłaty statutowe – wpłaty pochodzące z innego źródła niż regiony;
 przychody finansowe:
konto 59 – naliczane przez bank odsetki na rachunku bieżącym lub odsetki z lokat własnych;
 przychody operacyjne:
konto 61 – nadwyżki inwentaryzacyjne;
Konto 770 – Straty i zyski nadzwyczajne:
– konto 770 służy do ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych stanowiących skutki finansowe zdarzeń powstających niepowtarzalnie, poza zwykłą działalnością, a w szczególności darowizny na rzecz stowarzyszenia,
– konto 770 wykazuje dwa salda:
• Wn – wykazujące stan strat nadzwyczajnych,
• Ma – wykazujące stan zysków nadzwyczajnych,
– salda te na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860 – „Wynik finansowy”.
ZESPóŁ 8 – KAPITAŁY (FUNDUSZE) I WYNIK FINANSOWY
Konto 801 – Fundusz statutowy:
– fundusz statutowy (kapitał własny) wykazuje się w księdze rachunkowej w wysokości wynikającej z prawidłowo sporządzonej inwentaryzacji i bilansu otwarcia oraz udokumentowanych zwiększeń lub zmniejszeń na dzień bilansowy,
– na stronie Wn konta 801 ujmuje się zmniejszenia kapitału (funduszu), a na stronie Ma jego zwiększenie,
– konto 801 wykazuje saldo Ma, które wyraża stan Funduszu własnego GW/regionu na dzień bilansowy.
Konto 860 – wynik finansowy i jego rozliczenie:
- konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego netto,
- saldo początkowe konta 860 – stanowiące wynik finansowy netto za rok ubiegły, podlega przeniesieniu na konto 801 z dniem 1 stycznia następnego roku obrotowego,
- wynik finansowy netto za rok bieżący ustalany jest na koncie 860, przez zaksięgowanie na nim w końcu roku obrotowego:
• na stronie Wn – poniesionych w ciągu roku obrotowego kosztów – w korespondencji
z kontami zespołu 5 oraz strat nadzwyczajnych z konta 770;
• na stronie Ma – uzyskanych przychodów w korespondencji z kontami zespołu 7 oraz zysków nadzwyczajnych z konta 770;
- saldo konta 860 wyraża wynik finansowy netto z działalności GW, przy czym:
• saldo Wn – oznacza stratę,
• saldo Ma – oznacza zysk.
Podpisy członków prezydium:
.......................................................
.......................................................
.......................................................
.......................................................
.......................................................
 
Załącznik nr 1 do uchwały o WPK – Sprawozdanie finansowe wraz z bilansem i rachunkiem wyników:
Rok
Sprawozdanie finansowe 2005
.................. Grupy Wojewódzkiej/Regionu IPA Województwo
w ......................................
Sporządzone na dzień 31 grudnia 2005 roku
Część I Bilans
AKTYWA nr konta w księdze rachun-kowej Stan na początek roku Stan na koniec roku PASYWA nr konta w księdze rachun-kowej Stan na początek roku Stan na koniec roku
A Aktywa trwałe (I+II+III+IV+V) A Fundusz własny (I+II+III) 2 477,35 3 112,35

I Wartości niemat. i prawne I Fundusz statutowy 801 1 727,53 2 477,35
II Rzeczowe aktywa trwałe II Fundusz z aktual_wyceny
III Należności długoterminowe III Wynik finansowy netto za rok obrotowy (+,-) 860 749,82 635,00
IV Inwestycje długoterminowe
V Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe wynik dodatni - zysk 749,82 635,00
wynik ujemny - strata 0,00 0,00
B Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (I+II+III+IV) 2 295,00 1 495,00
B Aktywa obrotowe (I+II+III) 4 772,35 4 607,35
I Zapasy - magazyn 310 0,00 0,00 I Zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek
II Należności krótkotermin 245 212,00 212,00
III Inwestycje krótkoterminowe (1+2) 4 560,35 4 395,35 II Zobowiąz.krótkotermin. i fundusze specjalne (1+2+3) 2 295,00 1 495,00

1 Środki pieniężne (a+b+c) 4 560,35 4 395,35 1 Kredyty i pożyczki
a) w kasie 100 1 664,20 1 119,20 2 Inne zobowiązania 245 2 295,00 1 495,00
b) w banku - bieżące 131 2 896,15 3 276,15 3 Fundusze specjalne
c) na lokatach 132 0,00 0,00 III Rezerwy na zobowiąz.
2 Pozostałe aktywa finans. IV Rozliczenia międzyokr.
C Krótkoterm_rozliczenia międzyokresowe 1 Rozlicz_międz_przychodów
2 Inne rozlicz_międzyokres.
Suma Aktywów A+B+C 4 772,35 4 607,35 Suma Pasywów (A+B+C+D+E) 4 772,35 4 607,35
 

Pieczątka imienna i podpisy członków Prezydium:

...........................................................................
Część II SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA DOCHODóW I KOSZTóW
Rachunek wyników

Wyszczególnienie Kwota Wyszczególnienie Kwota
Koszty - treść Nr wier-sza Pozycja Księgi w zł Przychody - treść Nr wier-sza Pozycja Księgi w zł
B Koszty realizacji zadań stautowych (w.02+03+04+05+06) 01 52 0,00 A Przychody z działalności statutowej (w. 21+22) 20 55 645,00
I. koszty Zarządu GW 02 52a 0,00 I. składki brutto określone statutem - na GW 21 55a-d 645,00
II. koszty Reg./................. 03 52b 0,00
III. koszty Reg./.................. 04 52c 0,00 II. inne przychody określone statutem oraz dotacje i subwencje 22 55e 0,00
IV. koszty Reg./.................. 05 52d 0,00
V. Inne koszty-darowizny na rzecz członków IPA 06 52e 0,00 III. 23
07 24
C Wynik na działalności statutowej (+-) 08 ( A - B ) 645,00 E Pozostałe przychody (nie wymien. w poz. A i G) 25 61 0,00
D Koszty administracyjne (w.10+11+12+13+14+15) 09 53 0,00 G Przychody finansowe - odsetki 26 59 0,00
1 zużycie materiałów i energii 10 53a 0,00 I Wynik brutto na całokształcie działalności 27 ( C-D+E-F+G-H ) 635,00
2 usługi obce 11 53b 0,00
3 wynagrodzenia i narzuty na wynagrodzenia 12 53c 0,00 J Zyski i straty nadzwyczajne (w. 29-30) 28 plus lub minus 0,00
4 amortyzacja 13 53d 0,00
5 pozostałe koszty administracyjne 14 53e 0,00 I. Zyski nadzwyczajne (+) 29 47 0,00
6 Podatki i opłaty 15 53f 0,00 II. Straty nadzwyczajne ( - ) 30 46 0,00
F Pozostałe koszty (nie wym. w poz. B, D i H) 16 61 0,00 K Wynik finansowy ogółem (+-) (w. 27+28) 31 ( I + J ) 635,00
H Koszty finansowe (w.18) 17 50 10,00
I. prowizja bankowa - opłaty 18 50 10,00 I. ujemny - strata 32 0,00
II. dodatni - zysk 33 635,00
Nazwisko, imię i tel. osoby, która sporządziła sprawozdanie:
Pieczątka imienna i podpisy członków Prezydium:
...........................................................................................
(miejscowość, data) przewodniczący skarbnik sekretarz
 
Regulamin do pobrania (doc.)